Nederland volgt de EU-verordening eIDAS. Daardoor zijn elektronische handtekeningen juridisch erkend, mits je het juiste type kiest voor het soort document.
Kort antwoord
Elektronische handtekeningen zijn in de EU erkend via eIDAS. Het rechtsgevolg hangt af van het type. Een eenvoudige elektronische handtekening is niet automatisch hetzelfde als een handgeschreven handtekening, en ook niet hetzelfde als een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening.
Wanneer is het voldoende?
Voor veel ZZP-contracten (overeenkomst van opdracht), offertes en NDA's kan een eenvoudige elektronische handtekening volstaan. SmartWerk bewaart een getekende afbeelding, een servertijdstip en technische gegevens zoals IP-adres en browser. Dat is geen identiteitscontrole, geen DigiD en geen gekwalificeerde handtekening.
Extra zorg nodig?
Voor vastgoed, notariële akten en sommige overheidsformulieren is vaak een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig, met een gekwalificeerd certificaat van een erkende aanbieder. DigiD is geen gekwalificeerde elektronische handtekening.
Best practice
Bewaar het ondertekende PDF met het tijdstip en de gegevens die het platform vastlegt. SmartWerk controleert niet wie de tekenaar in het echt is.
Drie soorten elektronische handtekening
eIDAS onderscheidt de eenvoudige, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening. Hoe hoger het niveau, hoe sterker de koppeling met de ondertekenaar en hoe zwaarder het bewijs. Welke je nodig hebt, hangt af van het document en het risico.
Waar let je op bij het kiezen van een oplossing?
Kijk of de tool tijdstempels, een duidelijk logboek en een onveranderlijke PDF bewaart. Vraag je af of je de ondertekenaar later nog kunt herleiden, en of de partij die ondertekent de aard van het document begrijpt voordat ze tekent.
Een duidelijke werkwijze voor freelancers
Stuur het contract vooraf, laat de klant het rustig lezen en onderteken dan digitaal. Bewaar het ondertekende pdf-bestand samen met de bijbehorende gegevens en leg in je algemene voorwaarden vast dat digitaal ondertekenen is toegestaan.
Veelgestelde vragen
Is een gescande handtekening geldig?
Een gescande handtekening in een document is geen sterke vorm van bewijs. Gebruik liever een oplossing die tijd, gegevens en een logboek vastlegt.
Is een handtekening per e-mail ook geldig?
Een e-mail waarin iemand akkoord geeft kan bewijs zijn, maar is zwakker dan een vastgelegde ondertekening. Voor belangrijke afspraken kies je liever een duidelijke digitale handtekening.
Heb ik DigiD nodig om te ondertekenen?
Nee. DigiD is een inlogmiddel en geen gekwalificeerde elektronische handtekening. Voor de meeste freelancercontracten is het niet nodig.
Hoe lang bewaar ik een ondertekend contract?
Bewaar contracten en bijbehorende gegevens in de regel minstens zeven jaar, of langer als de opdracht of wetgeving dat vraagt.