Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

Voor uw account, facturatie, beveiliging en support is SmartWerk verwerkingsverantwoordelijke.

Voor bedrijfsgegevens die u over uw eigen klanten in SmartWerk zet, handelt SmartWerk in de regel als verwerker. De uitgewerkte afspraken staan in /dpa.

Contact: support@smartwerk.nl. Registratiegegevens staan op /bedrijfsgegevens zodra die vaststaan. Dit beleid vult geen KVK-nummer, btw-id of vestigingsadres in. Beveiligingsnotities staan op /security.

• SmartWerk
• Nederland
• KVK-inschrijving: nog niet gepubliceerd
• E-mail: support@smartwerk.nl
• https://www.smartwerk.nl

2. Toepassingsgebied

Dit beleid geldt voor bezoekers, accounthouders, ontvangers van documenten die u verstuurt, en boekhouders die u uitnodigt.

3. Welke gegevens

Wij beschrijven hier de live functies. Geen live bankkoppeling (geen PSD2 of Open Banking), geen Peppol en geen iDEAL-betaallink op facturen.

• Account en authenticatie: e-mail, authenticatie-ID, sessie
• Profiel en bedrijfsgegevens die u zelf invult, inclusief optionele KvK- of btw-velden
• Klanten, facturen, vastgelegde betalingen, offertes en sjablonen voor terugkerende facturen
• Contracten, getekende handtekening, servertijdstip, IP-adres, user agent en door de ondertekenaar ingevulde datum
• Projecten en koppelingen met contracten of vergoedingen
• Producten en diensten
• Uitgaven, inkoopfacturen en OCR-tekst die uit die documenten wordt gehaald
• Uren en kilometers
• Bankregels die u als CSV importeert
• Herinneringen en metadata van transactionele e-mail
• CV-gegevens en deellinks
• Boekhouderuitnodigingen, portaaltoegang en gedeelde exportpakketten
• Abonnementsstatus via Stripe; wij slaan geen volledig kaartnummer op
• Supportberichten aan support@smartwerk.nl
• Beveiligings- en foutgebeurtenissen
• Optionele analytics of marketing, alleen na toestemming

4. Verplicht en optioneel

Een e-mailadres en authenticatie zijn nodig voor een account. Zonder die gegevens kunnen wij de dienst niet leveren.

Om een factuur, offerte of contract te maken, zijn de velden nodig die dat document ondersteunt. Ontbrekende verplichte documentvelden blokkeren dat document, niet uw hele account.

Een betaald abonnement heeft betaalgegevens bij Stripe nodig. Stripe verwerkt die betaling.

KvK is niet verplicht bij registratie. Analytics, marketing en veel profielvelden zijn optioneel. Weigert u optionele toestemming, dan blijft de dienst bruikbaar zonder die meting.

5. Doel en grondslag

Elk hoofddoel hoort bij een grondslag. Wij gebruiken geen losse lijst zonder dat verband.

• Account en levering van de dienst — uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 b AVG)
• Facturatie van uw abonnement — overeenkomst en, waar een fiscale plicht geldt, wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 b en c)
• Support — overeenkomst of gerechtvaardigd belang om uw vraag af te handelen (art. 6 lid 1 b of f)
• Beveiliging, misbruikpreventie en foutrapportage — gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f)
• Transactionele e-mail over uw account of documenten — overeenkomst (art. 6 lid 1 b)
• Optionele analytics — toestemming (art. 6 lid 1 a)
• Optionele marketing — toestemming (art. 6 lid 1 a)
• Wettelijke plicht voor onze eigen administratie, alleen voor zover die plicht echt op SmartWerk rust (art. 6 lid 1 c). Dat is geen archief van uw verwijderde facturen.

6. Geautomatiseerde besluiten

SmartWerk neemt geen besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust en voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen heeft (art. 22 AVG).

Rekenmodules, veldcontroles, herinneringen en planlimieten zijn gewone productregels. Analytics en marketingmeting, als u toestemt, bepalen niet of u de dienst mag gebruiken.

7. Verantwoordelijke en verwerker

SmartWerk is verwerkingsverantwoordelijke voor het eigen account, de facturatie, beveiliging en support.

Voor cliënt- en documentgegevens die u beheert, verwerkt SmartWerk die gegevens in de regel namens u. Opslag in de dienst maakt SmartWerk niet automatisch verantwoordelijke voor elk klantrecord. De plichten van de verwerker staan in /dpa.

8. Bewaren en verwijderen

Zolang uw account bestaat, bewaren wij de gegevens die de dienst nodig heeft.

Verwijdert u het account, dan wissen wij die dataset uit de actieve systemen, doorgaans direct. SmartWerk bewaart verwijderde facturen niet in een apart archief van zeven jaar.

U bent zelf verantwoordelijk voor het exporteren en bewaren van administratie die u wettelijk moet houden. Exporteer vóór verwijderen via Dashboard → Profiel → Mijn gegevens exporteren.

Wel blijven mogelijk: versleutelde back-ups tot ongeveer 30 dagen, beperkte logs bij dienstverleners volgens hun termijn, e-mail die u al hebt verstuurd, en boekhouderpakketten ongeveer 12 maanden voor het gekoppelde kantoor. Openbare deellinks van die pakketten verlopen eerder.

9. Dienstverleners

Wij verkopen uw gegevens niet. Wie welke gegevens verwerkt, met welk doel, en of dat optioneel is, staat op /subprocessors. Die pagina hoort bij dit beleid en bij /dpa.

10. Doorgifte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de EER verwerken. Waar een doorgifte dat vereist, gebruiken wij passende waarborgen.

Dit beleid noemt niet als vaststaand feit in welk land de productieomgeving nu draait, en noemt geen specifiek doorgifte-instrument per leverancier. Die verificatie staat nog open.

11. Beveiliging

Wij gebruiken HTTPS, toegangsbeheer en beperkte toegang tot productiesystemen. Dat is geen certificering en geen belofte van een bepaalde locatie.

12. Uw rechten

U kunt inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid en intrekking van toestemming vragen.

Zelf regelen: gegevens wijzigen in het dashboard; exporteren via Dashboard → Profiel → Mijn gegevens exporteren; account wissen via Dashboard → Profiel → Account verwijderen. Toestemming voor cookies wijzigt u via Cookie-instellingen in de footer.

Andere verzoeken, waaronder beperking of bezwaar die u niet zelf kunt uitvoeren: mail support@smartwerk.nl. Er is geen apart privacypostvak. Wij reageren binnen 30 dagen.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Cookies

Zie /cookies.

14. Kinderen

De dienst is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar.

15. Wijzigingen

Bij een wezenlijke wijziging werken wij dit beleid bij. De datum bovenaan is de datum van deze tekst, niet de acceptatieversie van de voorwaarden.