Een coach verkoopt zelden één ding. Er is de losse sessie, het pakket van zes gesprekken en het doorlopende traject. Elk kent een eigen manier van factureren: per sessie achteraf, vooraf voor het hele pakket of een vast bedrag per maand.
Administratie voor coaches: van losse sessie tot maandelijks traject
Coaches
Je aanbod staat in een eigen lijst, sessies noteer je per cliënt en een traject factureer je per sessie of als vast maandbedrag.
Gratis starten, zonder creditcard.
SmartWerk helpt je die verschillende vormen op een rij te zetten. Je legt je aanbod vast, houdt sessies bij per klant en kiest of je per sessie factureert of een abonnement als concept laat klaarzetten.
Waar het in de praktijk misgaat
Meerdere vormen van aanbod
Sessie, pakket en traject hebben elk een eigen prijs en factuurmoment. Dat wil je niet elke keer opnieuw uitzoeken.
Bijhouden wat al gefactureerd is
Je hebt vier sessies gegeven. Welke zijn al op een factuur gekomen en welke nog niet?
Vaste bedragen die elke maand terugkomen
Bij een doorlopend traject is de factuur elke maand gelijk. Dat herhaalt zich makkelijk, en wordt net zo makkelijk vergeten.
Betalingen die je moet nagaan
Particulieren betalen per overschrijving. Welke betaling hoort bij welke factuur?
Zo loopt een opdracht door SmartWerk
Elke stap is een bestaande SmartWerk-functie; klik door voor de details.
Cliënt aanmaken
Een cliënt is een particulier of een bedrijf; voor een bedrijf voeg je de bedrijfsgegevens toe.
Aanbod vastleggen
Sessie, pakket, intake: elk met prijs en btw, eenmalig vastgelegd.
Sessies noteren
Leg de uren van elke sessie vast, met een uurtarief als je dat wilt, en zie wat nog niet is gefactureerd.
Factuur per sessie of pakket
Maak een factuur vanuit je sessies of kies een regel uit je aanbod.
Traject als vast maandbedrag
Een terugkerende factuur zet maandelijks een concept klaar dat je nakijkt en verstuurt.
Cijfers voor je boekhouder
Je bundelt facturen, kosten en btw-overzicht in een pakket.
De tools die hier het meest tellen
Waarom dit past bij SmartWerk
01
Eén omgeving voor drie vormen van aanbod
Sessie, pakket en traject gebruiken dezelfde klant, hetzelfde aanbod en dezelfde facturen. Je kiest alleen het factuurmoment.
02
Rustig groeien
Een coach in opbouw komt een eind met klanten, aanbod en facturen. Pas als je meer wilt, bijvoorbeeld e-mail of een boekhouderpakket, voeg je dat toe.
03
Administratie, geen coachingsdossier
SmartWerk helpt met klanten, uren en facturen. Het is geen cliëntdossier of coachingsplatform.
Veelgestelde vragen
Kan ik een traject als vast maandbedrag factureren?
Ja. Een terugkerende factuur zet maandelijks een concept klaar. Je kijkt hem na en verstuurt hem zelf. Er is geen automatische incasso.
Kan ik sessies per cliënt bijhouden?
Ja. Je legt elke sessie als uren vast bij de cliënt en ziet wat nog niet is gefactureerd.
Kan ik mijn aanbod opslaan?
Ja. Met Producten & diensten leg je sessie, pakket en traject vast met prijs en btw.
Kan ik inhoudelijke notities per cliënt bewaren?
De klantkaart heeft een notitieveld voor administratieve aantekeningen. SmartWerk is geen cliëntdossier of coachingssoftware.
SmartWerk is facturatie- en administratiesoftware voor zelfstandigen, geen volledig boekhoudpakket en geen vervanging van je boekhouder of adviseur.
Probeer het met je eigen klanten
Maak een gratis account en begin met één klant. Upgraden kan later, wanneer je een functie echt nodig hebt.