Verwerkersovereenkomst
AVG artikel 28 — versie dpa-2026-10-05
Laatst bijgewerkt: 2026-10-05
1. Versie
Versie dpa-2026-10-05, ingangsdatum 2026-10-05. Dit is de gedetailleerde verwerkersovereenkomst. /terms §12 verwijst hiernaar en herhaalt deze tekst niet als tweede overeenkomst.
2. Partijen
De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de bedrijfsgegevens die hij in SmartWerk zet. SmartWerk is verwerker. De exploitant is bereikbaar via support@smartwerk.nl. Een KVK-nummer, btw-id of vestigingsadres wordt hier niet ingevuld; zie /bedrijfsgegevens wanneer registratie vaststaat. Beveiligingsnotities staan op /security.
3. Onderwerp
Het onderwerp is het hosten en verwerken van de bedrijfsadministratie die de klant in de dienst invoert, zolang dat nodig is om de dienst te leveren.
4. Duur
De overeenkomst duurt zolang de klant een account heeft en eindigt wanneer het account wordt beëindigd, behoudens de beperkte restanten in /privacy.
5. Aard en doel
De aard is hosting, opslag, weergave, verzending en export van documenten en gerelateerde records. Het doel is uitsluitend het leveren van de SmartWerk-dienst in opdracht van de klant.
6. Soorten gegevens
Categorieën: contact- en bedrijfsgegevens van klanten van de klant, factuur-, offerte-, contract-, project-, product-, uren-, kilometer-, uitgaven- en inkoopfactuurgegevens, CSV-bankregels, handtekening en ondertekeningsmetadata, CV- en boekhouderdeelgegevens. Zie /privacy.
7. Betrokkenen
Betrokkenen zijn de contactpersonen en klanten van de klant, ondertekenaars, en personen die de klant zelf in de dienst opneemt. Medewerkers van SmartWerk zijn geen betrokkenen van deze verwerkersrol.
8. Plichten van de klant
De klant zorgt voor een geldige grondslag, informeert zijn betrokkenen en geeft geen instructie die de wet schendt. De klant exporteert administratie die hij zelf moet bewaren voordat hij het account wist.
9. Instructies
SmartWerk verwerkt deze gegevens alleen op gedocumenteerde instructies van de klant, inclusief het gebruik van de dienst en deze overeenkomst, tenzij een wet SmartWerk tot iets anders verplicht. Dan melden wij dat vooraf, tenzij die wet het verbiedt.
10. Vertrouwelijkheid
Personen die SmartWerk machtigt, zijn tot vertrouwelijkheid gehouden.
11. Beveiliging
SmartWerk treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder HTTPS, toegangsbeheer en beperkte toegang tot productiesystemen. Wij beloven geen certificering en geen fysieke audit van een datacenter.
12. Subverwerkers
De klant geeft algemeen toestemming voor de subverwerkers op /subprocessors. SmartWerk mag een subverwerker toevoegen of vervangen.
13. Bezwaar
Bij een wezenlijke wijziging werken wij /subprocessors bij. De klant kan binnen 30 dagen redelijk bezwaar maken via support@smartwerk.nl. Lukt een alternatief niet, dan kan de klant de betreffende functie of het account stoppen.
14. Rechten van betrokkenen
SmartWerk helpt de klant, voor zover redelijk en technisch mogelijk, bij inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, via export, het dashboard en support.
15. Datalek
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens in de opdracht informeren wij de klant zonder onredelijke vertraging met de informatie die wij hebben, zodat de klant zijn eigen meldplicht kan beoordelen.
16. DPIA
SmartWerk verstrekt redelijke informatie voor een DPIA of voorafgaande raadpleging, voor zover de dienst die verwerking betreft en de informatie bij ons beschikbaar is.
17. Verwijdering of teruggave
Na einde van de dienst wissen wij de accountgegevens uit actieve systemen zoals /privacy beschrijft. Wij bewaren geen zevenjarig archief van verwijderde facturen. Reeds verstuurde e-mail kunnen wij niet terugnemen. De klant kan vóór opzegging exporteren.
18. Informatie en audit
SmartWerk verstrekt de informatie die redelijkerwijs nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen. Een audit is een vragenlijst of een documentcontrole op afstand, met redelijke termijn, vertrouwelijkheid en zonder toegang tot systemen van andere klanten of fysieke datacenters.
19. Doorgifte
Sommige subverwerkers kunnen buiten de EER verwerken. Waar een doorgifte dat vereist, gebruiken wij passende waarborgen. De actuele productielocatie en het instrument per leverancier zijn hier niet als geverifieerd feit opgenomen.
20. Onrechtmatige instructie
Als een instructie naar ons oordeel in strijd is met de AVG of andere Uniewetgeving, melden wij dat aan de klant en voeren wij die instructie niet uit tot er opheldering is, tenzij de wet ons dwingt.
Dit document legt uit hoe de dienst werkt. Het is geen certificering. Voor juridische zekerheid kunt u een jurist raadplegen.