Een consultant verkoopt kennis, geen product. Dat betekent dat de opdracht zelf het product is: de omvang, het tarief, het aantal dagen en de afspraken over wat er wel en niet onder valt. Als die afspraken vaag blijven, komt dat aan het einde terug in discussie en in uren die je niet kunt factureren.
Administratie voor consultants: van dagtarief tot retainer
Consultants
Toets de opdracht, leg de afspraken vast, houd je uren bij en factureer een retainer maandelijks. Aan het eind staat alles klaar voor je boekhouder.
Gratis starten, zonder creditcard.
SmartWerk volgt de volgorde waarin een consultant werkt. Je toetst eerst of de opdracht rendabel is, legt dan de afspraken vast in een contract, houdt uren bij in een project en factureert achteraf of als vaste retainer. Is je opdracht kort, dan sla je gewoon stappen over.
Waar het in de praktijk misgaat
Een opdracht die je te goedkoop aanneemt
Een mooi dagtarief valt tegen als je de uren voor voorbereiding, reizen en administratie meetelt.
Vage afspraken over de omvang
Wat is de scope, hoeveel dagen en wat gebeurt er bij meer werk? Zonder schriftelijke afspraak ontstaat discussie.
Uren die nergens staan
Een telefoongesprek hier, een rapport daar. Zonder bijhouden verdwijnen uren die je wel had kunnen factureren.
Retainers die je elke maand opnieuw moet maken
Voor een vast aantal uren per maand factureer je elke maand hetzelfde. Dat vraagt discipline.
Zo loopt een opdracht door SmartWerk
Elke stap is een bestaande SmartWerk-functie; klik door voor de details.
Opdracht toetsen
Reken door wat een opdracht per uur oplevert, voordat je ja zegt. Dit is een indicatie, geen oordeel.
Voorstel doen
Een offerte met dagtarief of vaste prijs en een geldigheidsdatum.
Opdrachtovereenkomst
Je legt de afspraken vast in een overeenkomst van opdracht en laat je klant die tekenen.
Project per klant
Een project per opdrachtgever, waaraan je uren en kosten koppelt.
Uren bijhouden
Uren per dag en per klant, met zicht op wat nog niet is gefactureerd.
Retainer als terugkerende factuur
Voor een vast aantal uren per maand een concept op schema.
Factuur voor de dagen
Maak de factuur vanuit je uren of vanuit het project.
Overdracht aan je boekhouder
Een pakket met facturen en btw-overzicht.
De tools die hier het meest tellen
Waarom dit past bij SmartWerk
01
Eerst toetsen, dan aannemen
Opdrachtcheck staat vóór de offerte. Dat is waar een consultant het meeste te winnen heeft: niet nog een factuur, maar de juiste opdracht.
02
Afspraken zichtbaar
Het contract en de offerte horen bij dezelfde klant als de uren en de facturen. Als er discussie is, staat alles op één plek.
03
Geen urenstaat voor de klant
Uren zijn voor je eigen administratie; er is geen goedkeuring door de klant.
Veelgestelde vragen
Is Opdrachtcheck een oordeel over schijnzelfstandigheid?
Nee. Opdrachtcheck rekent de rendabiliteit door en is geen juridisch oordeel. Over schijnzelfstandigheid lees je meer in onze checklist, en bij twijfel vraag je advies.
Kan ik een retainer maandelijks factureren?
Ja, met een terugkerende factuur. SmartWerk zet maandelijks een concept klaar dat je nakijkt en verstuurt. Er is geen automatische incasso.
Heb ik contracten en projecten nodig?
Nee. Opdrachtcheck, uren, terugkerende facturen en facturen werken ook zonder; contracten en projecten gebruik je wanneer een opdracht erom vraagt.
Kan mijn klant mijn uren goedkeuren?
Nee. Uren zijn voor je eigen administratie; er is geen goedkeuring of vergrendeling door een klant.
SmartWerk is facturatie- en administratiesoftware voor zelfstandigen, geen volledig boekhoudpakket en geen vervanging van je boekhouder of adviseur.
Probeer het met je eigen klanten
Maak een gratis account en begin met één klant. Upgraden kan later, wanneer je een functie echt nodig hebt.