Algemene voorwaarden

1. Identiteit dienstverlener

Deze voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van SmartWerk via smartwerk.nl.

• SmartWerk
• Nederland
• KVK: op verzoek beschikbaar via e-mail
• E-mail: support@smartwerk.nl
• https://www.smartwerk.nl

2. Definities

• Dienst: het SmartWerk-platform (dashboard, tools, exports, e-mailfuncties)
• Gebruiker: iedereen met een account of die de dienst gebruikt
• Abonnement: gratis of betaald plan via Stripe

3. De dienst

SmartWerk biedt software voor ZZP'ers en freelancers: facturen, offertes, contracten, uitgaven, analyses, belastinginschattingen en gerelateerde tools.

SmartWerk geeft geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. U blijft zelf verantwoordelijk voor juistheid, BTW, contracten en compliance.

4. Account en registratie

U bent minimaal 16 jaar. U verstrekt juiste gegevens en bewaart uw inloggegevens veilig.

Bij registratie accepteert u deze voorwaarden (inclusief de verwerkersovereenkomst in §12) en erkent u ons privacybeleid.

SmartWerk is bedoeld voor professionele en zakelijke gebruikers — zoals freelancers, ZZP'ers, eenmanszaken en bedrijven. Het is niet bedoeld voor particulieren die zonder geregistreerde bedrijfsactiviteit facturen willen versturen.

Bij registratie bevestigt u dat u de dienst voor zakelijk of professioneel gebruik inzet. U mag geen facturen, offertes of andere documenten aanmaken of versturen als u daartoe wettelijk niet bevoegd bent (inclusief KvK- en BTW-regels waar van toepassing).

U blijft volledig aansprakelijk voor de inhoud, juistheid en legaliteit van elk document dat u via SmartWerk genereert of verstuurt.

5. Abonnementen, prijzen en betaling

Prijzen staan op /pricing. Betaalde plannen worden via Stripe verwerkt. Abonnementen worden vooraf gefactureerd volgens de gekozen periode.

U kunt opzeggen via het account/billing-portaal; toegang loopt door tot het einde van de betaalde periode, tenzij anders vermeld.

Upgrades via SmartWerk gaan direct in; het vorige abonnement wordt beëindigd zodat u maar voor één actief plan betaalt.

Downgrades gaan in aan het einde van uw huidige facturatieperiode; tot die datum behoudt u het huidige plan, zonder directe afschrijving voor het lagere plan.

We vergoeden ongebruikte tijd op een vorig plan niet automatisch, behalve wanneer de wet dit vereist of bij bevestigde factuurfouten (bijv. dubbele incasso).

Bij een upgrade betaalt u direct het volledige maandbedrag van het nieuwe plan. Er is geen pro-rata verrekening of automatische korting voor resterende dagen op het vorige plan.

Prijzen op /pricing zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld. BTW over uw SmartWerk-abonnement verloopt via Stripe; u ontvangt een betalingsbevestiging en kunt facturen downloaden via Facturatie → Beheer facturatie.

Als consument heeft u in principe 14 dagen bedenktijd. Bij digitale diensten die direct na betaling starten, doet u afstand van herroeping zodra u de dienst gebruikt, voor zover de wet dit toelaat.

Wijzigingen in prijzen worden vooraf aangekondigd.

6. Gebruik en verboden gedrag

Wij mogen accounts beperken of beëindigen bij misbruik.

Abonnementen zijn bedoeld voor normaal zzp- en freelancergebruik. We kunnen fair-use limieten toepassen op volume (waaronder klanten, documenten en uitgaande e-mail) om de dienst te beschermen. Accounts voor spam, bulkberichten of misbruik kunnen worden beperkt of gesloten.

• Geen onrechtmatig, misleidend of spam-gebruik
• Geen inbreuk op rechten van derden
• Geen pogingen om beveiliging te omzeilen
• Geen upload van malware of onrechtmatige inhoud

7. Intellectueel eigendom

SmartWerk, het platform en de software blijven eigendom van de aanbieder. U behoudt eigendom van inhoud die u aanmaakt.

U verleent ons een beperkte licentie om uw inhoud te verwerken voor het leveren van de dienst.

8. Beschikbaarheid

Wij streven naar hoge beschikbaarheid maar garanderen geen ononderbroken werking. Onderhoud en updates kunnen tijdelijke onderbrekingen veroorzaken.

9. Aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat u in de 12 maanden vóór het incident aan SmartWerk heeft betaald, met een maximum van €150, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst of gevolgschade door verkeerde fiscale of juridische beslissingen op basis van de dienst.

10. Opzegging

U kunt uw account zelf verwijderen: log in → Dashboard → Profiel → Account verwijderen (bevestig met uw account-e-mail). Zeg eerst een actief betaald abonnement op via het facturatieportaal. Gegevens exporteren: Dashboard → Profiel → Mijn gegevens exporteren (ZIP/JSON). Voor overige inzageverzoeken: contact via sectie 1 in /privacy (reactie binnen 30 dagen).

Wij kunnen de dienst beëindigen bij ernstige schending van deze voorwaarden.

11. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingend consumentenrecht anders bepaalt.

12. Verwerkersovereenkomst (AVG)

Deze sectie is de verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) voor persoonsgegevens van uw klanten, opdrachtgevers, contactpersonen en andere derden die u in SmartWerk opslaat, verstuurt of verwerkt.

U bent verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. SmartWerk is verwerker en verwerkt deze uitsluitend in opdracht van u en voor zover nodig voor het leveren van de dienst (facturen, offertes, contracten, e-mail, exports, dashboard).

Door akkoord te gaan met deze Algemene voorwaarden bij registratie geeft u SmartWerk opdracht tot deze verwerking en sluit u deze verwerkersovereenkomst.

SmartWerk verwerkt persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij passende waarborgen (zoals EU-standaardcontractbepalingen) zijn getroffen — zie ook /privacy.

SmartWerk treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder HTTPS, toegangsbeheer en beperkte toegang tot productiesystemen.

Bij een (vermoedelijk) datalek informeren partijen elkaar zonder onredelijke vertraging. SmartWerk ondersteunt u, voor zover redelijk, bij meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen wanneer u daartoe verplicht bent.

Verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering) over gegevens in uw account behandelt u primair als verwerkingsverantwoordelijke. SmartWerk helpt u, voor zover technisch mogelijk, via export, accountbeheer en support.

Bij beëindiging van uw account verwijdert SmartWerk uw gegevens uit actieve systemen zoals beschreven in /privacy en §10. Gegevens die u reeds per e-mail aan derden heeft verstuurd, vallen buiten onze controle.

• Verwerkte categorieën (indicatief): naam, e-mail, telefoon, adres, IBAN, factuur-/offertegegevens, bijlagen die u uploadt
• Bekende sub-verwerkers: Google Firebase/Google Cloud, Vercel, Stripe, Resend; optioneel Sentry — zie /privacy §6
• Sub-verwerkers mogen wijzigen; we werken /privacy bij bij wezenlijke wijzigingen

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via de website of e-mail.