Wacht niet te lang met opvolgen: een vaste escalatiereeks vergroot je kans op betaling en beschermt je rechten. Documenteer elke stap schriftelijk.
Stap 1: herinnering
Stuur 1 dag na de vervaldatum een vriendelijke herinnering met factuurnummer, bedrag en betaalinstructies.
Stap 2: tweede herinnering
Na 14 dagen stuur je een formelere herinnering en kondig je een aanmaning aan als de betaling uitblijft.
Stap 3: aanmaning
Verstuur een ingebrekestelling (aanmaning) met wettelijke rente, incassokosten indien van toepassing en een nieuwe betaaltermijn (bijv. 14 dagen).
Stap 4: incasso
Schakel een incassobureau in of dien een procedure in bij de kantonrechter (vorderingen tot €25.000). Bewaar alle correspondentie.
Voorkomen
Gebruik duidelijke contracten met betaaltermijn, werk met een overeenkomst van opdracht en gebruik SmartWerk: een herinnering vóór de vervaldatum vanuit de factuurlijst en opvolging van achterstallige facturen in Herinneringen.
Wettelijke rente en incassokosten
Is de betaaltermijn verstreken en heb je een ingebrekestelling gestuurd, dan mag je in de regel wettelijke rente berekenen. Voor incassokosten gelden wettelijke regels en maximale bedragen; voor consumenten is bovendien een zogeheten 14-dagenbrief vereist. Controleer de actuele regels voordat je kosten doorberekent.
Wat te doen bij een betwiste factuur?
Betwist de klant de factuur, ga dan eerst in gesprek. Vraag wat er niet klopt, wijs op de afspraken en de geleverde prestatie en leg alles schriftelijk vast. Vaak is een kleine correctie of een creditnota sneller en goedkoper dan een procedure.
Verjaring en bewijs
Een vordering verjaart na verloop van tijd. Wacht dus niet jaren en bewaar offertes, contracten, opdrachtbevestigingen en verzonden herinneringen als bewijs. Hoe beter je dossier, hoe sterker je positie bij een incassobureau of rechter.
Veelgestelde vragen
Mag ik mijn werk stopzetten als de klant niet betaalt?
Dat hangt af van je afspraken en de situatie. Leg in het contract vast dat je bij wanbetaling je werk mag opschorten, en kondig dat eerst schriftelijk aan.
Wanneer schakel ik een incassobureau in?
Pas nadat herinneringen en een formele aanmaning geen resultaat hebben gehad. Vraag vooraf naar de kosten en voorwaarden en leg uit wie die kosten uiteindelijk draagt.
Kan ik een klant die failliet is nog laten betalen?
Bij een faillissement meld je je vordering aan bij de curator. De kans op volledige betaling is vaak klein, dus schat risico's vooraf in en werk bij nieuwe klanten eventueel met een aanbetaling.
Is een aanbetaling toegestaan?
Ja. Een voorschot of termijnbetaling verkleint je risico, zeker bij grotere opdrachten. Leg het vast in je offerte en contract.