Factuurvereisten staan in de Wet op de omzetbelasting (artikel 35a Wet OB). Een correcte factuur is nodig voor jouw btw-aangifte en voor de btw-aftrek van je klant.
Verplichte factuurvelden (12)
Factuurdatum
Datum waarop je de factuur verstuurt.
Factuurnummer
Uniek oplopend nummer zonder gaten.
Jouw naam en adres
Volledige juridische naam en vestigingsadres.
KvK-nummer
Verplicht voor in Nederland geregistreerde bedrijven.
BTW-nummer (OB-nummer)
Verplicht als je btw-plichtig bent.
Naam en adres klant
Volledige gegevens van opdrachtgever of klant.
Omschrijving dienst/product
Wat je hebt geleverd (datum, uren, tarief).
Bedrag exclusief BTW
Nettoprijs per regel en totaal.
BTW-percentage en BTW-bedrag
Meestal 21%, soms 9% of 0%.
Totaalbedrag inclusief BTW
Eindbedrag dat de klant betaalt.
Betalingstermijn of vervaldatum
Vaak 30 dagen — noem een concrete datum.
Bankrekening (IBAN)
Zakelijke IBAN; internationaal vaak met BIC.
Sterk aanbevolen (niet verplicht)
Referentienummer klant
Voor interne administratie van je klant.
Inkoopordernummer (PO)
Vaak verplicht bij grotere organisaties.
Betalingskenmerk
Maakt afletteren eenvoudiger.
KOR-vermelding
Onder KOR: «BTW vrijgesteld op basis van de KOR-regeling».
Voorbeeld factuurkop
FACTUUR Factuurnummer: 2026-001 Factuurdatum: 26 juni 2026 Vervaldatum: 26 juli 2026 Van: Jan de Vries | Freelance Design Keizersgracht 123, 1015 CJ Amsterdam KvK: 87654321 | BTW: NL123456789B01 IBAN: NL91 ABNA 0417 1643 00 Aan: Acme B.V. | Herengracht 456, 1017 BZ Amsterdam KvK: 12345678 Omschrijving: Webdesign project Q2 2026 — 40 uur @ €95 Bedrag ex. BTW: €3.800,00 BTW 21%: €798,00 Totaal incl. BTW: €4.598,00
Wanneer moet je de factuur sturen?
In de regel stuur je een factuur voor een levering aan een andere ondernemer uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de levering. Wacht niet te lang: een snelle factuur betekent een snellere betaling en een nette administratie.
Een fout gemaakt? Corrigeer met een creditnota
Een verstuurde factuur pas je niet stilletjes aan. Maak een creditnota die de oorspronkelijke factuur opheft en stuur een nieuwe, correcte factuur. Zo blijft je nummering sluitend en je btw-aangifte kloppend.
Bijzondere situaties
Voor klanten in het buitenland, btw-verlegging of de KOR gelden aanvullende regels en vermeldingen op je factuur. Controleer die voordat je de factuur verstuurt, en raadpleeg bij twijfel je boekhouder of de Belastingdienst.
Veelgestelde vragen
Moet een factuur een PDF zijn?
Nee, een factuur mag ook digitaal in een ander formaat, zolang echtheid en leesbaarheid gewaarborgd zijn en de klant ermee akkoord is. Een PDF is de meest gebruikte vorm.
Hoe lang bewaar ik mijn facturen?
In de regel zeven jaar. Voor bepaalde onderdelen kan een langere termijn gelden; vraag bij twijfel je boekhouder.
Mag ik een factuur in het Engels sturen?
Ja, maar zorg dat alle verplichte gegevens erop staan en dat de klant de inhoud begrijpt. Een Nederlandse btw-verlegging vermeld je duidelijk.
Wat is een goede betaaltermijn?
Veel gebruikt wordt 14 of 30 dagen. Spreek de termijn vooraf af, zet de vervaldatum op de factuur en gebruik een herinnering voor late betalers.
Facturen maken met de velden die SmartWerk controleert
SmartWerk vult ondersteunde factuurvelden in vanuit je profiel en controleert formaten. Dat garandeert niet dat elke factuur in elke situatie juridisch juist is.
Gratis starten →