No esperes demasiado para reclamar: una escalada fija mejora tus opciones de cobro y protege tus derechos. Documenta cada paso por escrito.
Paso 1: recordatorio
Envía un recordatorio amable 1 día después del vencimiento con número de factura, importe e instrucciones de pago.
Paso 2: segundo recordatorio
Tras 14 días, envía un recordatorio más formal y anuncia un requerimiento de pago si sigue sin pagarse.
Paso 3: requerimiento de pago
Envía un requerimiento formal (ingebrekestelling/aanmaning) con intereses legales, posibles gastos de cobro y un nuevo plazo (p. ej. 14 días).
Paso 4: cobro
Contrata una agencia de cobro o inicia un procedimiento en el tribunal cantonal neerlandés (kantonrechter, reclamaciones hasta 25.000 €). Guarda toda la correspondencia.
Prevención
Usa contratos claros con plazo de pago, un contrato de prestación de servicios (overeenkomst van opdracht) y recordatorios automáticos con SmartWerk.
Intereses legales y costes de cobro
Vencido el plazo de pago y enviado un requerimiento formal, por regla general puedes cobrar intereses legales. Los costes de cobro se rigen por normas legales e importes máximos; para consumidores se exige además una carta de 14 días. Comprueba las reglas vigentes antes de repercutir costes.
Qué hacer si una factura se discute
Si el cliente discute la factura, habla primero. Pregunta qué falla, remite a los acuerdos y al trabajo entregado y deja todo por escrito. Una pequeña corrección o un abono suele ser más rápido y barato que un procedimiento.
Prescripción y pruebas
Un crédito prescribe con el tiempo. No esperes años y conserva presupuestos, contratos, confirmaciones de encargo y recordatorios enviados como prueba. Cuanto mejor sea tu expediente, más fuerte tu posición ante una agencia de cobro o un juez.
Preguntas frecuentes
¿Puedo parar el trabajo si el cliente no paga?
Depende de lo acordado y de la situación. Incluye en el contrato que puedes suspender el trabajo por impago y anúncialo antes por escrito.
¿Cuándo recurro a una agencia de cobro?
Solo cuando los recordatorios y un requerimiento formal no han funcionado. Pregunta antes por costes y condiciones y quién los asume al final.
¿Puedo cobrar si el cliente quiebra?
En una quiebra comunicas tu crédito al administrador. La probabilidad de cobro íntegro suele ser baja, así que valora el riesgo de antemano y plantéate un anticipo con clientes nuevos.
¿Se permite pedir un anticipo?
Sí. Un anticipo o pago fraccionado reduce tu riesgo, sobre todo en encargos grandes. Inclúyelo en presupuesto y contrato.