Не ждите слишком долго с напоминанием: фиксированная эскалация повышает шанс оплаты и защищает ваши права. Фиксируйте каждый шаг письменно.
Шаг 1: напоминание
Отправьте вежливое напоминание через 1 день после срока оплаты с номером счёта, суммой и реквизитами.
Шаг 2: второе напоминание
Через 14 дней отправьте более формальное напоминание и предупредите о претензии, если оплаты всё ещё нет.
Шаг 3: претензия
Направьте претензию (ingebrekestelling/aanmaning) с законными процентами, возможными расходами на взыскание и новым сроком (например, 14 дней).
Шаг 4: взыскание
Подключите коллекторское агентство или подайте заявление в кантонный суд (kantonrechter, требования до 25 000 €). Сохраняйте всю переписку.
Профилактика
Используйте понятные договоры со сроком оплаты, договор оказания услуг (overeenkomst van opdracht) и автоматические напоминания в SmartWerk.
Законные проценты и расходы на взыскание
Когда срок оплаты истёк и направлено официальное требование, вы, как правило, вправе начислять законные проценты. На расходы по взысканию действуют законные правила и предельные суммы; для потребителей дополнительно требуется так называемое 14-дневное письмо. Проверьте актуальные правила, прежде чем перекладывать расходы.
Что делать, если счёт оспаривают
Если клиент оспаривает счёт, сначала поговорите. Спросите, что не так, напомните о договорённостях и выполненной работе, зафиксируйте всё письменно. Небольшая корректировка или кредит-нота часто быстрее и дешевле процесса.
Исковая давность и доказательства
Требование погашается давностью через определённое время. Не ждите годами и храните предложения, договоры, подтверждения заказов и отправленные напоминания как доказательства. Чем лучше досье, тем сильнее позиция перед коллекторским агентством или судом.
Частые вопросы
Можно ли приостановить работу, если клиент не платит?
Зависит от договорённостей и ситуации. Закрепите в договоре право приостановить работу при неоплате и сначала предупредите письменно.
Когда подключать коллекторское агентство?
Только после того, как напоминания и официальное требование не помогли. Заранее узнайте о расходах и условиях и о том, кто в итоге их несёт.
Можно ли получить деньги, если клиент обанкротился?
При банкротстве вы заявляете требование конкурсному управляющему. Шанс полной оплаты часто невелик, поэтому оценивайте риск заранее и рассмотрите предоплату для новых клиентов.
Разрешена ли предоплата?
Да. Аванс или оплата частями снижает риск, особенно при крупных заказах. Закрепите это в предложении и договоре.