Die Niederlande folgen der EU-Verordnung eIDAS. Elektronische Signaturen sind rechtlich anerkannt, sofern Sie den passenden Typ für das Dokument wählen.
Kurze Antwort
Elektronische Signaturen sind in der EU über eIDAS anerkannt. Die Rechtsfolge hängt vom Typ ab. Eine einfache elektronische Signatur ist nicht automatisch dasselbe wie eine handschriftliche Unterschrift und auch keine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur.
Wann reicht es aus?
Für viele ZZP-Verträge, Angebote und NDAs kann eine einfache elektronische Signatur ausreichen. SmartWerk speichert eine gezeichnete Unterschrift, einen Serverzeitstempel und technische Angaben wie IP-Adresse und Browser. Das ist keine Identitätsprüfung, kein DigiD und keine qualifizierte Signatur.
Wann ist Vorsicht nötig?
Bei Immobilien, notariellen Urkunden und manchen Behördenformularen ist oft eine qualifizierte elektronische Signatur nötig, mit einem qualifizierten Zertifikat eines anerkannten Anbieters. DigiD ist keine qualifizierte elektronische Signatur.
Best Practices
Bewahren Sie das unterzeichnete PDF mit Zeitstempel und den Daten, die die Plattform festhält. SmartWerk prüft nicht, wer die unterzeichnende Person tatsächlich ist.
Drei Arten der elektronischen Signatur
eIDAS unterscheidet einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Je höher die Stufe, desto stärker die Bindung an den Unterzeichner und desto gewichtiger der Beweis. Was Sie brauchen, hängt vom Dokument und vom Risiko ab.
Worauf Sie bei der Auswahl achten
Prüfen Sie, ob das Tool Zeitstempel, ein klares Protokoll und ein unveränderliches PDF speichert. Fragen Sie sich, ob Sie den Unterzeichner später noch nachvollziehen können und ob die unterzeichnende Partei die Art des Dokuments vor der Unterschrift versteht.
Ein klarer Ablauf für Freelancer
Senden Sie den Vertrag vorab, lassen Sie den Kunden in Ruhe lesen und unterzeichnen Sie dann digital. Bewahren Sie das unterzeichnete PDF samt zugehörigen Daten auf und halten Sie in Ihren Bedingungen fest, dass digitales Unterzeichnen zulässig ist.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine eingescannte Unterschrift gültig?
Eine eingescannte, in ein Dokument eingefügte Unterschrift ist ein schwacher Beweis. Nutzen Sie lieber eine Lösung, die Zeit, Daten und ein Protokoll festhält.
Gilt auch eine Zustimmung per E-Mail?
Eine E-Mail mit Zustimmung kann als Beweis dienen, ist aber schwächer als eine dokumentierte Signatur. Für wichtige Vereinbarungen wählen Sie besser eine klare digitale Signatur.
Brauche ich DigiD zum Unterzeichnen?
Nein. DigiD ist ein Anmeldeverfahren und keine qualifizierte elektronische Signatur. Für die meisten Freelancerverträge ist es nicht nötig.
Wie lange bewahre ich einen unterzeichneten Vertrag auf?
In der Regel mindestens sieben Jahre, länger, wenn Auftrag oder Gesetz es verlangen.