Die Anforderungen stehen in der niederländischen Umsatzsteuergesetz (Artikel 35a Wet OB). Eine korrekte Rechnung ist nötig für Ihre BTW-Erklärung und die Vorsteuer Ihres Kunden.
Pflichtfelder auf der Rechnung (12)
Rechnungsdatum
Datum der Rechnungsstellung.
Rechnungsnummer
Fortlaufende Nummer ohne Lücken.
Ihr Name und Adresse
Juristischer Name und Geschäftsadresse.
KvK-Nummer
Pflicht für in den Niederlanden registrierte Unternehmen.
USt-IdNr. (BTW/OB)
Pflicht bei Umsatzsteuerpflicht.
Name und Adresse des Kunden
Vollständige Kundendaten.
Leistungsbeschreibung
Was geliefert wurde (Datum, Stunden, Satz).
Betrag ohne MwSt.
Nettobetrag je Position und gesamt.
MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag
Meist 21 %, manchmal 9 % oder 0 %.
Gesamtbetrag inkl. MwSt.
Endbetrag für den Kunden.
Zahlungsziel oder Fälligkeitsdatum
Oft 30 Tage — konkretes Datum nennen.
Bankkonto (IBAN)
Geschäfts-IBAN; international oft mit BIC.
Empfohlen (nicht Pflicht)
Kundenreferenz
Für die interne Verwaltung des Kunden.
Bestellnummer (PO)
Bei großen Organisationen oft Pflicht.
Zahlungsreferenz
Erleichtert den Zahlungsabgleich.
KOR-Hinweis
Bei KOR: «BTW-frei aufgrund der KOR-Regelung».
Beispiel Rechnungskopf
RECHNUNG Rechnungsnummer: 2026-001 Rechnungsdatum: 26. Juni 2026 Fälligkeitsdatum: 26. Juli 2026 Von: Jan de Vries | Freelance Design Keizersgracht 123, 1015 CJ Amsterdam KvK: 87654321 | USt-ID: NL123456789B01 IBAN: NL91 ABNA 0417 1643 00 An: Acme B.V. | Herengracht 456, 1017 BZ Amsterdam KvK: 12345678 Leistung: Webdesign-Projekt Q2 2026 — 40 Stunden à €95 Nettobetrag: €3.800,00 MwSt. 21 %: €798,00 Gesamtbetrag inkl. MwSt.: €4.598,00
Wann sollten Sie die Rechnung senden?
In der Regel stellen Sie eine Rechnung für eine Lieferung an einen anderen Unternehmer spätestens am fünfzehnten Tag des Monats nach der Lieferung aus. Warten Sie nicht zu lange: Eine zügige Rechnung bedeutet schnellere Zahlung und saubere Unterlagen.
Fehler gemacht? Korrigieren Sie mit einer Gutschrift
Eine versandte Rechnung ändern Sie nicht stillschweigend. Erstellen Sie eine Gutschrift, die die ursprüngliche Rechnung aufhebt, und senden Sie eine neue, korrekte Rechnung. So bleiben Nummerierung und MwSt.-Erklärung stimmig.
Besondere Situationen
Bei Kunden im Ausland, MwSt.-Verlagerung oder der KOR gelten zusätzliche Regeln und Angaben. Prüfen Sie diese vor dem Versand und fragen Sie im Zweifel Ihren Buchhalter oder die Steuerbehörde.
Häufig gestellte Fragen
Muss eine Rechnung ein PDF sein?
Nein, eine Rechnung kann auch in einem anderen digitalen Format sein, solange Echtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind und der Kunde zustimmt. PDF ist am gebräuchlichsten.
Wie lange bewahre ich Rechnungen auf?
In der Regel sieben Jahre. Für bestimmte Posten kann eine längere Frist gelten; fragen Sie im Zweifel Ihren Buchhalter.
Darf ich eine Rechnung auf Englisch senden?
Ja, aber alle Pflichtangaben müssen enthalten sein und der Kunde muss den Inhalt verstehen. Eine niederländische MwSt.-Verlagerung weisen Sie deutlich aus.
Welche Zahlungsfrist ist sinnvoll?
Üblich sind 14 oder 30 Tage. Vereinbaren Sie die Frist vorab, setzen Sie das Fälligkeitsdatum auf die Rechnung und nutzen Sie Erinnerungen für säumige Zahler.
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SmartWerk füllt unterstützte Rechnungsfelder aus Ihrem Profil und prüft Formate. Das garantiert nicht, dass jede Rechnung in jeder Situation rechtlich korrekt ist.
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