Warten Sie nicht zu lange mit der Nachverfolgung: Eine feste Eskalationskette erhöht die Zahlungswahrscheinlichkeit und schützt Ihre Rechte. Dokumentieren Sie jeden Schritt schriftlich.
Schritt 1: Erinnerung
Senden Sie 1 Tag nach Fälligkeit eine freundliche Erinnerung mit Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungshinweisen.
Schritt 2: zweite Erinnerung
Nach 14 Tagen senden Sie eine formellere Erinnerung und kündigen eine Mahnung an, falls weiterhin nicht gezahlt wird.
Schritt 3: Mahnung
Senden Sie eine formale Zahlungsaufforderung (niederl. ingebrekestelling/aanmaning) mit gesetzlichen Zinsen, ggf. Inkassokosten und neuer Zahlungsfrist (z. B. 14 Tage).
Schritt 4: Inkasso
Beauftragen Sie ein Inkassobüro oder leiten Sie ein Verfahren beim Kantongericht ein (kantonrechter, Forderungen bis 25.000 €). Bewahren Sie alle Schreiben auf.
Vorbeugung
Nutzen Sie klare Verträge mit Zahlungsfrist, arbeiten Sie mit einem Dienstleistungsvertrag (overeenkomst van opdracht) und automatischen Erinnerungen über SmartWerk.
Gesetzliche Zinsen und Inkassokosten
Ist die Zahlungsfrist verstrichen und haben Sie eine förmliche Mahnung geschickt, dürfen Sie in der Regel gesetzliche Zinsen berechnen. Für Inkassokosten gelten gesetzliche Regeln und Höchstbeträge; gegenüber Verbrauchern ist zudem ein sogenannter 14-Tage-Brief nötig. Prüfen Sie die aktuellen Regeln, bevor Sie Kosten weitergeben.
Was tun bei bestrittener Rechnung?
Bestreitet der Kunde die Rechnung, sprechen Sie zuerst. Fragen Sie, was nicht stimmt, verweisen Sie auf Vereinbarungen und erbrachte Leistung und halten Sie alles schriftlich fest. Eine kleine Korrektur oder Gutschrift ist oft schneller und günstiger als ein Verfahren.
Verjährung und Beweise
Eine Forderung verjährt nach einer gewissen Zeit. Warten Sie nicht Jahre und bewahren Sie Angebote, Verträge, Auftragsbestätigungen und versandte Mahnungen als Beweis auf. Je besser Ihre Akte, desto stärker Ihre Position bei Inkassobüro oder Gericht.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich die Arbeit einstellen, wenn der Kunde nicht zahlt?
Das hängt von Ihren Vereinbarungen und der Lage ab. Halten Sie im Vertrag fest, dass Sie bei Nichtzahlung die Arbeit aussetzen dürfen, und kündigen Sie das zuvor schriftlich an.
Wann schalte ich ein Inkassobüro ein?
Erst, wenn Erinnerungen und eine förmliche Mahnung keinen Erfolg hatten. Fragen Sie vorab nach Kosten und Bedingungen und wer sie am Ende trägt.
Kann ich bei insolventem Kunden noch Geld bekommen?
Im Insolvenzverfahren melden Sie Ihre Forderung beim Verwalter an. Die Chance auf volle Zahlung ist oft gering; schätzen Sie Risiken vorab ein und erwägen Sie bei neuen Kunden eine Anzahlung.
Ist eine Anzahlung erlaubt?
Ja. Vorschuss oder Ratenzahlung senken Ihr Risiko, besonders bei größeren Aufträgen. Halten Sie sie in Angebot und Vertrag fest.