Una factura que sigue abierta aunque el cliente pagó hace tiempo te cuesta un recordatorio innecesario y una conversación incómoda. Al revés, una factura marcada como pagada sin que el dinero haya llegado es un agujero en tu administración. La conciliación, que consiste en vincular cada pago de tu extracto con la factura o el gasto al que pertenece, resuelve ambas cosas. En este artículo verás qué archivo pedir a tu banco, cómo importarlo paso a paso y cómo resolver los casos difíciles.
¿Qué es exactamente conciliar?
Conciliar significa vincular cada línea de tu extracto con el documento al que pertenece. Un cobro corresponde a una factura de venta, un cargo a una factura de compra o a un gasto, y un traspaso entre tus propias cuentas no corresponde a nada y se deja fuera. El resultado: tu lista de facturas muestra qué está realmente pagado, qué sigue abierto y qué gastos ya han salido de tu cuenta. Conciliar no es lo mismo que llevar la contabilidad o presentar el IVA; es la comprobación de que tus datos y tu banco cuentan la misma historia.
¿Qué archivo pides a tu banco?
La mayoría de los bancos ofrece varios formatos. El CSV funciona en todas partes y basta para la mayoría de los autónomos. MT940 y CAMT.053 son estándares bancarios que además transmiten de forma estructurada la cuenta de la contraparte y la referencia del pago, lo que hace la conciliación más fiable. Los formatos disponibles dependen del banco y del tipo de cuenta, así que mira en el menú de descargas de tu banco. Un extracto en PDF está pensado para leerse, no para importarse. Toma un periodo bien definido, por ejemplo un mes o un trimestre, y haz que los periodos enlacen exactamente para que no falte ningún día.
Importar un extracto bancario en 6 pasos
Paso 1: Descarga el extracto
En tu banca online elige un periodo y un formato: preferiblemente CAMT.053 o MT940, si no CSV.
Paso 2: Sube el archivo
Arrastra el archivo a tu herramienta de facturación. SmartWerk reconoce por sí solo ING, Rabobank, ABN AMRO, bunq, Knab, ASN Bank, SNS, RegioBank, Triodos, Revolut y Wise.
Paso 3: Revisa el resumen
Comprueba que el periodo, el número de líneas y los totales de entradas y salidas coinciden con tu app bancaria, y que el IBAN pertenece a la cuenta correcta.
Paso 4: Importa
El mismo archivo nunca se lee dos veces. Si el mismo pago aparece en otro archivo, recibes un aviso de posible línea duplicada.
Paso 5: Concilia los pagos claros
Los pagos con tu número de factura en el concepto y el importe exacto se concilian de una vez. Mira la lista antes de confirmar.
Paso 6: Termina el resto a mano
Para cada línea restante busca la factura, reparte o ignora la línea y luego compara tu lista de facturas abiertas con el banco.
¿Cuándo es seguro conciliar automáticamente?
Solo cuando coinciden dos cosas: el número de factura está en el concepto y el importe es exactamente el pendiente. Si solo encaja una factura, la probabilidad de error es muy pequeña. En cuanto un pago pueda afectar a varias facturas, o el importe difiera, debe elegir una persona. Así evitas que un pago acabe en silencio en la factura equivocada.
¿Cómo tratas los pagos difíciles?
Los clientes no siempre pagan como espera tu factura. Pagan dos facturas en una transferencia, retienen comisiones bancarias o un descuento, omiten el número de factura o pagan desde otra cuenta distinta de la de la factura. La tabla de abajo da el procedimiento por situación. El hilo conductor: nunca concilies por intuición sino por importe, cliente y referencia, y deja un pago parcial visible como parcial.
No olvides los gastos
Los cargos también forman parte de la conciliación. Un proveedor pagado lo vinculas a la factura de compra o al gasto, para que deje de contar como pendiente. Los costes recurrentes, como una suscripción, el alquiler o un seguro, los fijas con una regla para que los próximos extractos los gestionen solos. Los gastos privados y los traspasos entre tus propias cuentas los ignoras; no son costes del negocio.
Situaciones difíciles y qué hacer
| Situación | Procedimiento |
|---|---|
| Un pago por dos o más facturas | Reparte el importe entre las facturas; lo que sobra queda como importe aún sin conciliar. |
| El cliente paga de menos | Concilia el importe como pago parcial; la factura sigue abierta por el resto. |
| Pago sin número de factura | Busca por cliente e importe y vincula tú la factura. |
| El mismo pago en dos archivos | Marca la línea duplicada y concilia solo una; no cuentes dos veces. |
| Traspaso entre tus propias cuentas | Ignora la línea: no es ingreso ni gasto. |
| Cargo recurrente, como una suscripción | Conviértelo en gasto o crea una regla para los meses siguientes. |
- Haz que los periodos enlacen en lugar de solaparse.
- Importa cada archivo una vez; la segunda vez se reconoce y se rechaza.
- Si el mismo pago está en un CSV y en un MT940, se marca como posible duplicado.
¿Cómo encaja SmartWerk?
En SmartWerk arrastras el extracto a Bank, ves el banco reconocido y el resumen, e importas. Después ves lo que falta por conciliar, con propuestas según número de factura, importe y cliente. Puedes repartir un pago entre hasta diez facturas, deshacer una conciliación, crear reglas para cargos recurrentes y pasar a tu gestor las líneas del banco con sus vínculos en el paquete para el gestor. Una conexión bancaria automática mediante PSD2 está en desarrollo y llegará pronto; mientras tanto, importas tú un archivo.
Tu rutina fija de conciliación
Importa en un momento fijo
Elige un ritmo, por ejemplo el primer día laborable del mes o tras cada trimestre.
Primero los pagos claros
Deja que los casos evidentes se concilien de una vez y repasa el resto a mano.
Compara las facturas abiertas con el banco
Si una factura sigue abierta aunque el cliente pagó, falta una conciliación.
Incluye gastos y traspasos propios
Concilia los gastos, ignora lo privado y los traspasos entre tus cuentas.
Pásalo a fin de año
Entrega a tu gestor las líneas del banco con sus vínculos en vez de capturas sueltas.
- SmartWerk no es un programa de contabilidad: las líneas bancarias no se asientan en cuentas contables y no se presenta ninguna declaración de IVA desde el banco.
- Los extractos en PDF no se leen; usa el archivo CSV, MT940 o CAMT.053 de tu banco.
- Una conexión bancaria automática mediante PSD2 está en desarrollo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre CSV, MT940 y CAMT.053?
El CSV es una tabla sencilla que ofrece cualquier banco. MT940 y CAMT.053 son estándares de extracto bancario: transmiten la cuenta de la contraparte y la referencia del pago de forma estructurada, de modo que el programa vincula los pagos con las facturas con más fiabilidad. Si puedes elegir, toma CAMT.053 o MT940.
¿Con qué frecuencia debo importar mi extracto bancario?
Un ritmo fijo funciona mejor: mensual o trimestral. Cuanto más a menudo importes, antes ves qué facturas siguen abiertas y menos tienes que conciliar de una vez.
¿Qué hago si un cliente paga varias facturas a la vez?
Reparte el pago entre las facturas. Si el total no coincide con las facturas, concilia la parte segura y deja el resto como importe sin conciliar hasta saber a qué corresponde.
¿Puedo importar por error el mismo extracto dos veces?
En SmartWerk no: el mismo archivo nunca se lee dos veces. Si el mismo pago aparece en otro archivo o formato, se marca como posible duplicado para que no lo cuentes dos veces.
¿Conciliar es lo mismo que hacer la contabilidad?
No. Conciliar comprueba qué pagos corresponden a qué facturas y gastos. La contabilidad, con los asientos en cuentas contables y la declaración de IVA, va un paso más allá. Un gestor, eso sí, se apoya en una administración bien conciliada.
¿Hay una conexión automática con mi banco?
Todavía no. Descargas tú el extracto y lo subes. Una conexión bancaria automática mediante PSD2 está en desarrollo y llegará pronto.
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