N'attendez pas trop pour relancer : une procédure d'escalade fixe augmente vos chances d'être payé et protège vos droits. Documentez chaque étape par écrit.
Étape 1 : rappel
Envoyez un rappel amical 1 jour après l'échéance avec numéro de facture, montant et instructions de paiement.
Étape 2 : deuxième rappel
Après 14 jours, envoyez un rappel plus formel et annoncez une mise en demeure si le paiement manque toujours.
Étape 3 : mise en demeure
Envoyez une mise en demeure (ingebrekestelling/aanmaning) avec intérêts légaux, frais de recouvrement le cas échéant et un nouveau délai (p. ex. 14 jours).
Étape 4 : recouvrement
Mandez une agence de recouvrement ou engagez une procédure au tribunal cantonal néerlandais (kantonrechter, créances jusqu'à 25 000 €). Conservez toute la correspondance.
Prévention
Utilisez des contrats clairs avec délai de paiement, une convention de prestation (overeenkomst van opdracht) et des rappels automatiques via SmartWerk.
Intérêts légaux et frais de recouvrement
Une fois le délai de paiement écoulé et une mise en demeure envoyée, vous pouvez en principe facturer des intérêts légaux. Les frais de recouvrement obéissent à des règles légales et à des plafonds ; pour les consommateurs, une lettre dite des 14 jours est en outre requise. Vérifiez les règles actuelles avant de répercuter des frais.
Que faire si une facture est contestée
Si le client conteste la facture, discutez d'abord. Demandez ce qui ne va pas, rappelez les accords et la prestation fournie, et consignez tout par écrit. Une petite correction ou un avoir est souvent plus rapide et moins cher qu'une procédure.
Prescription et preuves
Une créance se prescrit après un certain temps. N'attendez pas des années et conservez devis, contrats, confirmations de commande et relances envoyées comme preuves. Plus votre dossier est solide, plus votre position est forte face à un recouvreur ou un juge.
Questions fréquentes
Puis-je suspendre mon travail si le client ne paie pas ?
Cela dépend de vos accords et de la situation. Prévoyez au contrat que vous pouvez suspendre en cas de non-paiement et annoncez-le d'abord par écrit.
Quand faire appel à une société de recouvrement ?
Seulement après l'échec des relances et d'une mise en demeure. Renseignez-vous d'avance sur les coûts et conditions et sur qui les supporte finalement.
Puis-je encore être payé si le client est en faillite ?
En cas de faillite, vous déclarez votre créance au curateur. La chance d'être payé en totalité est souvent faible : évaluez le risque en amont et envisagez un acompte pour les nouveaux clients.
Un acompte est-il autorisé ?
Oui. Une avance ou un paiement échelonné réduit votre risque, surtout sur les missions importantes. Prévoyez-le dans devis et contrat.