Nie czekaj zbyt długo z ponagleniem: stała ścieżka eskalacji zwiększa szansę na zapłatę i chroni twoje prawa. Dokumentuj każdy krok na piśmie.
Krok 1: przypomnienie
Wyślij uprzejme przypomnienie 1 dzień po terminie płatności z numerem faktury, kwotą i instrukcją zapłaty.
Krok 2: drugie przypomnienie
Po 14 dniach wyślij bardziej formalne przypomnienie i zapowiedz wezwanie do zapłaty, jeśli nadal brak płatności.
Krok 3: wezwanie do zapłaty
Wyślij wezwanie do zapłaty (ingebrekestelling/aanmaning) z odsetkami ustawowymi, ewentualnymi kosztami windykacji i nowym terminem (np. 14 dni).
Krok 4: windykacja
Zleć windykację firmie inkaso lub wszczynij postępowanie w sądzie holenderskim (kantonrechter, roszczenia do 25 000 €). Zachowaj całą korespondencję.
Zapobieganie
Stosuj jasne umowy z terminem płatności, umowę o świadczenie usług (overeenkomst van opdracht) i automatyczne przypomnienia w SmartWerk.
Odsetki ustawowe i koszty windykacji
Po upływie terminu płatności i wysłaniu formalnego wezwania możesz zasadniczo naliczać odsetki ustawowe. Koszty windykacji podlegają przepisom i limitom; wobec konsumentów wymagany jest także tzw. list 14-dniowy. Sprawdź aktualne zasady przed przeniesieniem kosztów.
Co robić, gdy faktura jest kwestionowana
Gdy klient kwestionuje fakturę, najpierw porozmawiaj. Zapytaj, co się nie zgadza, wskaż ustalenia i wykonaną usługę, a wszystko zapisz. Drobna korekta lub nota kredytowa bywa szybsza i tańsza niż postępowanie.
Przedawnienie i dowody
Roszczenie przedawnia się po pewnym czasie. Nie czekaj latami i przechowuj oferty, umowy, potwierdzenia zleceń i wysłane przypomnienia jako dowody. Im lepsza dokumentacja, tym silniejsza pozycja wobec firmy windykacyjnej lub sądu.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wstrzymać pracę, gdy klient nie płaci?
To zależy od ustaleń i sytuacji. Zapisz w umowie, że przy braku płatności możesz zawiesić pracę, i zapowiedz to wcześniej na piśmie.
Kiedy zaangażować firmę windykacyjną?
Dopiero gdy przypomnienia i formalne wezwanie nie przyniosły skutku. Zapytaj z góry o koszty i warunki oraz kto je ostatecznie ponosi.
Czy mogę odzyskać pieniądze od upadłego klienta?
W upadłości zgłaszasz wierzytelność syndykowi. Szansa na pełną zapłatę jest często niewielka, więc oceń ryzyko z góry i rozważ zaliczkę przy nowych klientach.
Czy zaliczka jest dozwolona?
Tak. Zaliczka lub płatność ratalna zmniejsza ryzyko, zwłaszcza przy większych zleceniach. Zapisz ją w ofercie i umowie.