Wymogi wynikają z holenderskiej ustawy o podatku od obrotu (art. 35a Wet OB). Prawidłowa faktura jest potrzebna do deklaracji VAT i odliczenia VAT przez klienta.
Obowiązkowe pola faktury (12)
Data faktury
Data wystawienia faktury.
Numer faktury
Unikalna rosnąca numeracja bez luk.
Twoja nazwa i adres
Pełna nazwa prawna i adres firmy.
Numer KvK
Obowiązkowy dla firm zarejestrowanych w Holandii.
Numer VAT (BTW/OB)
Obowiązkowy przy rejestracji VAT.
Nazwa i adres klienta
Pełne dane klienta.
Opis usługi/produktu
Co dostarczono (data, godziny, stawka).
Kwota netto
Cena netto za pozycję i suma.
Stawka i kwota VAT
Zwykle 21%, czasem 9% lub 0%.
Kwota brutto
Kwota do zapłaty przez klienta.
Termin płatności
Często 30 dni — podaj konkretną datę.
Konto bankowe (IBAN)
Firmowy IBAN; dla zagranicy często z BIC.
Zalecane (nieobowiązkowe)
Referencja klienta
Do wewnętrznej administracji klienta.
Numer zamówienia (PO)
Często wymagany przez duże organizacje.
Tytuł płatności
Ułatwia uzgadnianie przelewów.
Wzmianka o KOR
Przy KOR: «Zwolnienie z BTW na podstawie KOR».
Przykładowy nagłówek faktury
FAKTURA Numer faktury: 2026-001 Data faktury: 26 czerwca 2026 Termin płatności: 26 lipca 2026 Od: Jan de Vries | Freelance Design Keizersgracht 123, 1015 CJ Amsterdam KvK: 87654321 | VAT: NL123456789B01 IBAN: NL91 ABNA 0417 1643 00 Do: Acme B.V. | Herengracht 456, 1017 BZ Amsterdam KvK: 12345678 Opis: Projekt webdesign Q2 2026 — 40 godz. @ 95 € Kwota netto: 3 800,00 € VAT 21%: 798,00 € Razem brutto: 4 598,00 €
Kiedy wysłać fakturę
Zasadniczo fakturę za dostawę na rzecz innego przedsiębiorcy wystawiasz najpóźniej do piętnastego dnia miesiąca po dostawie. Nie zwlekaj: szybka faktura to szybsza płatność i porządek w księgach.
Pomyłka? Popraw notą kredytową
Wysłanej faktury nie poprawia się po cichu. Wystaw notę kredytową anulującą pierwotną fakturę i wyślij nową, poprawną. Dzięki temu numeracja pozostaje spójna, a deklaracja BTW zgodna.
Sytuacje szczególne
Przy klientach zagranicznych, odwrotnym obciążeniu BTW lub KOR obowiązują dodatkowe zasady i adnotacje. Sprawdź je przed wysłaniem, a w razie wątpliwości zapytaj księgowego lub urząd skarbowy.
Najczęstsze pytania
Czy faktura musi być w PDF?
Nie, faktura może być cyfrowa w innym formacie, o ile zapewniona jest autentyczność i czytelność, a klient się zgadza. PDF jest najpopularniejszy.
Jak długo przechowywać faktury?
Zasadniczo siedem lat. Dla niektórych pozycji może obowiązywać dłuższy okres; w razie wątpliwości zapytaj księgowego.
Czy mogę wysłać fakturę po angielsku?
Tak, ale muszą być na niej wszystkie wymagane dane, a klient musi rozumieć treść. Holenderskie odwrotne obciążenie oznacz wyraźnie.
Jaki termin płatności jest dobry?
Popularne są 14 lub 30 dni. Ustal termin z góry, wpisz datę płatności na fakturze i używaj przypomnień wobec spóźnialskich.
Faktury z polami, które sprawdza SmartWerk
SmartWerk uzupełnia obsługiwane pola faktury z profilu i sprawdza formaty. To nie gwarantuje, że każda faktura jest prawnie poprawna w każdej sytuacji.
Zacznij za darmo →