Een factuur die op ‘openstaand’ staat terwijl de klant allang betaald heeft, kost je een overbodige herinnering en een ongemakkelijk gesprek. Andersom is een factuur die op ‘betaald’ staat zonder dat het geld binnen is, een gat in je administratie. Afletteren, het koppelen van elke betaling op je bankafschrift aan de factuur of kostenpost waar hij bij hoort, lost dat op. In dit artikel lees je welk bestand je bij je bank haalt, hoe je het stap voor stap inleest en hoe je de lastige gevallen aanpakt.
Wat is afletteren precies?
Afletteren betekent dat je elke regel op je bankafschrift koppelt aan het document waar hij bij hoort. Een binnengekomen betaling hoort bij een verkoopfactuur, een afschrijving bij een inkoopfactuur of uitgave, en een overboeking tussen je eigen rekeningen hoort nergens bij en laat je buiten beschouwing. Het resultaat: je facturenlijst laat zien wat echt is betaald, wat nog openstaat en welke kosten al van je rekening zijn. Afletteren is niet hetzelfde als boekhouden of btw-aangifte doen; het is de controle dat je administratie en je bank hetzelfde verhaal vertellen.
Welk bestand haal je bij je bank?
De meeste banken bieden meerdere formaten aan. CSV werkt overal en is voor de meeste ZZP’ers genoeg. MT940 en CAMT.053 zijn bankstandaarden die ook het rekeningnummer van de tegenpartij en het betalingskenmerk gestructureerd meegeven, wat het koppelen betrouwbaarder maakt. Welke formaten je ziet, verschilt per bank en per type rekening, dus kijk in het downloadmenu van je bank. Een PDF-afschrift is bedoeld om te lezen en niet geschikt om in te lezen. Neem een afgebakende periode, bijvoorbeeld een maand of een kwartaal, en laat de periodes net op elkaar aansluiten zodat er geen dag ontbreekt.
Bankafschrift importeren in 6 stappen
Stap 1: Download het afschrift
Kies in je bankomgeving een periode en een formaat: bij voorkeur CAMT.053 of MT940, anders CSV.
Stap 2: Upload het bestand
Sleep het bestand naar je factuurtool. SmartWerk herkent ING, Rabobank, ABN AMRO, bunq, Knab, ASN Bank, SNS, RegioBank, Triodos, Revolut en Wise zelf.
Stap 3: Controleer de samenvatting
Kijk of de periode, het aantal regels en de totalen binnen en uit kloppen met je bankapp, en of het IBAN bij de juiste rekening hoort.
Stap 4: Importeer
Hetzelfde bestand wordt nooit twee keer ingelezen. Staat dezelfde betaling in een ander bestand, dan krijg je een melding van een mogelijk dubbele regel.
Stap 5: Letter de eenduidige betalingen af
Betalingen met je factuurnummer in de omschrijving en het exacte bedrag koppel je in één keer. Bekijk de lijst voordat je bevestigt.
Stap 6: Werk de rest handmatig af
Zoek bij elke overgebleven regel de factuur, verdeel of negeer de regel en leg daarna je lijst met openstaande facturen naast je bank.
Wanneer is automatisch koppelen veilig?
Alleen als twee dingen kloppen: het factuurnummer staat in de omschrijving én het bedrag is precies het openstaande bedrag. Is er maar één factuur die daaraan voldoet, dan is de kans op een fout klein. Zodra een betaling meerdere facturen kan betreffen, of het bedrag afwijkt, hoort een mens te kiezen. Dat voorkomt dat een betaling stilletjes op de verkeerde factuur belandt.
Hoe ga je om met lastige betalingen?
Klanten betalen niet altijd zoals je factuur verwacht. Ze betalen twee facturen in één overboeking, houden bankkosten of een korting in, laten het factuurnummer weg of betalen vanaf een andere rekening dan die op de factuur. De tabel hieronder geeft per situatie de aanpak. De rode draad: koppel nooit op gevoel maar op bedrag, klant en referentie, en laat een deelbetaling zichtbaar als deelbetaling.
Vergeet de uitgaven niet
Ook afschrijvingen horen bij afletteren. Een betaalde leverancier koppel je aan de inkoopfactuur of de uitgave, zodat die niet meer als openstaand telt. Terugkerende kosten zoals een abonnement, huur of verzekering leg je met een vaste regel vast, zodat nieuwe afschriften dit zelf afhandelen. Privé-uitgaven en overboekingen tussen je eigen rekeningen negeer je; ze zijn geen kosten van je bedrijf.
Lastige situaties en wat je doet
| Situatie | Aanpak |
|---|---|
| Eén betaling voor twee of meer facturen | Verdeel het bedrag over de facturen; wat overblijft blijft als nog niet gekoppeld bedrag staan. |
| Klant betaalt te weinig | Koppel het bedrag als deelbetaling; de factuur blijft open voor het restant. |
| Betaling zonder factuurnummer | Zoek op klant en bedrag en koppel de factuur zelf. |
| Dezelfde betaling in twee bestanden | Markeer de dubbele regel en koppel er één; tel niet dubbel. |
| Overboeking tussen eigen rekeningen | Negeer de regel: het is geen omzet en geen kostenpost. |
| Terugkerende afschrijving, zoals een abonnement | Maak er een uitgave van of stel een regel in voor de volgende maanden. |
- Laat periodes aansluiten in plaats van te overlappen.
- Importeer elk bestand één keer; een tweede keer wordt herkend en geweigerd.
- Staat dezelfde betaling in een CSV en in een MT940, dan wordt hij als mogelijk dubbel gemarkeerd.
Hoe past SmartWerk hierin?
In SmartWerk sleep je het afschrift naar Bank, ziet de herkende bank en de samenvatting, en importeert. Daarna zie je wat nog gekoppeld moet worden, met voorstellen op factuurnummer, bedrag en klant. Je kunt een betaling over maximaal tien facturen verdelen, een koppeling ongedaan maken, regels instellen voor terugkerende afschrijvingen en je boekhouder de bankregels met koppelingen meegeven in het boekhouderpakket. Een automatische bankkoppeling via PSD2 is in ontwikkeling en komt binnenkort; tot die tijd importeer je zelf een bestand.
Je vaste afletter-routine
Importeer op een vast moment
Kies een ritme, bijvoorbeeld de eerste werkdag van de maand of na elk kwartaal.
Eerst de eenduidige betalingen
Laat de duidelijke gevallen in één keer koppelen en loop de rest handmatig langs.
Leg openstaande facturen naast de bank
Staat een factuur nog open terwijl de klant betaald heeft, dan mist er een koppeling.
Neem uitgaven en eigen overboekingen mee
Koppel kosten, negeer privé en overboekingen tussen eigen rekeningen.
Geef het aan het einde van het jaar door
Geef je boekhouder de bankregels met koppelingen mee in plaats van losse screenshots.
- SmartWerk is geen boekhoudpakket: bankregels worden niet op grootboekrekeningen geboekt en vanuit de bank wordt geen btw-aangifte gedaan.
- PDF-afschriften worden niet gelezen; gebruik het CSV-, MT940- of CAMT.053-bestand van je bank.
- Een automatische bankkoppeling via PSD2 is in ontwikkeling.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen CSV, MT940 en CAMT.053?
CSV is een eenvoudige tabel die elke bank levert. MT940 en CAMT.053 zijn standaarden voor bankafschriften: ze geven het rekeningnummer van de tegenpartij en het betalingskenmerk gestructureerd mee, waardoor software betalingen betrouwbaarder aan facturen koppelt. Heb je de keuze, neem dan CAMT.053 of MT940.
Hoe vaak moet ik mijn bankafschrift importeren?
Een vast ritme werkt het best: maandelijks of per kwartaal. Hoe vaker je importeert, hoe sneller je ziet welke facturen nog openstaan en hoe minder je in één keer hoeft af te letteren.
Wat doe ik als een klant meerdere facturen in één keer betaalt?
Verdeel de betaling over de facturen. Klopt het totaal niet met de facturen, koppel dan het deel dat zeker is en laat de rest als niet-gekoppeld bedrag staan tot je weet waar het bij hoort.
Kan ik hetzelfde afschrift per ongeluk twee keer importeren?
In SmartWerk niet: hetzelfde bestand wordt nooit twee keer ingelezen. Staat dezelfde betaling in een ander bestand of formaat, dan wordt hij als mogelijk dubbel gemarkeerd, zodat je hem niet dubbel telt.
Is afletteren hetzelfde als boekhouden?
Nee. Afletteren controleert welke betalingen bij welke facturen en kosten horen. Boekhouden, zoals het boeken op grootboekrekeningen en de btw-aangifte, gaat daar een stap verder in. Een boekhouder bouwt wel voort op een goed afgeletterde administratie.
Is er een automatische koppeling met mijn bank?
Nog niet. Je downloadt zelf een afschrift en uploadt dat. Een automatische bankkoppeling via PSD2 is in ontwikkeling en komt binnenkort.
Probeer bank importeren in SmartWerk
Importeer je afschrift en letter je facturen af.
Gratis starten →