Eine Rechnung, die noch als offen gilt, obwohl der Kunde längst gezahlt hat, kostet Sie eine überflüssige Mahnung und ein unangenehmes Gespräch. Umgekehrt ist eine Rechnung, die als bezahlt gilt, ohne dass das Geld da ist, eine Lücke in Ihrer Buchführung. Der Abgleich, also das Zuordnen jeder Zahlung auf Ihrem Kontoauszug zu der Rechnung oder dem Kostenposten, zu dem sie gehört, löst beides. In diesem Artikel lesen Sie, welche Datei Sie bei Ihrer Bank holen, wie Sie sie Schritt für Schritt einlesen und wie Sie schwierige Fälle lösen.
Was bedeutet Abgleichen genau?
Abgleichen heißt, dass Sie jede Zeile Ihres Kontoauszugs dem Dokument zuordnen, zu dem sie gehört. Eine eingehende Zahlung gehört zu einer Ausgangsrechnung, eine Abbuchung zu einer Eingangsrechnung oder Ausgabe, und eine Umbuchung zwischen Ihren eigenen Konten gehört zu nichts und bleibt außen vor. Das Ergebnis: Ihre Rechnungsliste zeigt, was wirklich bezahlt ist, was noch offen ist und welche Kosten schon von Ihrem Konto abgegangen sind. Abgleichen ist nicht dasselbe wie Buchführung oder eine Umsatzsteuererklärung; es ist die Kontrolle, dass Ihre Unterlagen und Ihre Bank dieselbe Geschichte erzählen.
Welche Datei holen Sie bei Ihrer Bank?
Die meisten Banken bieten mehrere Formate an. CSV funktioniert überall und reicht den meisten Selbstständigen. MT940 und CAMT.053 sind Bankstandards, die auch die Kontonummer des Zahlungspartners und die Zahlungsreferenz strukturiert mitliefern, was das Zuordnen zuverlässiger macht. Welche Formate Sie sehen, hängt von Bank und Kontotyp ab, schauen Sie also im Download-Menü Ihrer Bank nach. Ein PDF-Auszug ist zum Lesen gedacht und nicht zum Einlesen geeignet. Nehmen Sie einen klar abgegrenzten Zeitraum, etwa einen Monat oder ein Quartal, und lassen Sie die Zeiträume genau aneinander anschließen, damit kein Tag fehlt.
Kontoauszug importieren in 6 Schritten
Schritt 1: Auszug herunterladen
Wählen Sie in Ihrem Online-Banking einen Zeitraum und ein Format: am besten CAMT.053 oder MT940, sonst CSV.
Schritt 2: Datei hochladen
Ziehen Sie die Datei in Ihr Rechnungstool. SmartWerk erkennt ING, Rabobank, ABN AMRO, bunq, Knab, ASN Bank, SNS, RegioBank, Triodos, Revolut und Wise selbst.
Schritt 3: Zusammenfassung prüfen
Prüfen Sie, ob Zeitraum, Zeilenzahl und die Summen von Ein- und Ausgängen mit Ihrer Banking-App übereinstimmen und ob die IBAN zum richtigen Konto gehört.
Schritt 4: Importieren
Dieselbe Datei wird nie zweimal eingelesen. Steht dieselbe Zahlung in einer anderen Datei, erhalten Sie einen Hinweis auf eine mögliche doppelte Zeile.
Schritt 5: Eindeutige Zahlungen zuordnen
Zahlungen mit Ihrer Rechnungsnummer im Verwendungszweck und dem exakten Betrag ordnen Sie auf einmal zu. Sehen Sie sich die Liste an, bevor Sie bestätigen.
Schritt 6: Den Rest von Hand erledigen
Suchen Sie zu jeder übrigen Zeile die Rechnung, teilen oder ignorieren Sie die Zeile und legen Sie danach Ihre Liste offener Rechnungen neben Ihre Bank.
Wann ist automatisches Zuordnen sicher?
Nur wenn zwei Dinge stimmen: Die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck und der Betrag entspricht genau dem offenen Betrag. Passt nur eine Rechnung dazu, ist das Fehlerrisiko gering. Sobald eine Zahlung mehrere Rechnungen betreffen kann oder der Betrag abweicht, sollte ein Mensch entscheiden. So landet eine Zahlung nicht still auf der falschen Rechnung.
Wie gehen Sie mit schwierigen Zahlungen um?
Kunden zahlen nicht immer so, wie Ihre Rechnung es erwartet. Sie zahlen zwei Rechnungen in einer Überweisung, behalten Bankgebühren oder Skonto ein, lassen die Rechnungsnummer weg oder zahlen von einem anderen Konto als dem auf der Rechnung. Die Tabelle unten nennt je Situation das Vorgehen. Der rote Faden: nie nach Gefühl zuordnen, sondern nach Betrag, Kunde und Referenz, und eine Teilzahlung als Teilzahlung sichtbar lassen.
Vergessen Sie die Ausgaben nicht
Auch Abbuchungen gehören zum Abgleich. Einen bezahlten Lieferanten ordnen Sie der Eingangsrechnung oder der Ausgabe zu, damit er nicht mehr als offen zählt. Wiederkehrende Kosten wie Abo, Miete oder Versicherung halten Sie mit einer festen Regel fest, damit neue Auszüge das selbst erledigen. Private Ausgaben und Umbuchungen zwischen Ihren eigenen Konten ignorieren Sie; sie sind keine Betriebskosten.
Schwierige Situationen und was Sie tun
| Situation | Vorgehen |
|---|---|
| Eine Zahlung für zwei oder mehr Rechnungen | Verteilen Sie den Betrag auf die Rechnungen; der Rest bleibt als noch nicht zugeordneter Betrag stehen. |
| Kunde zahlt zu wenig | Ordnen Sie den Betrag als Teilzahlung zu; die Rechnung bleibt für den Rest offen. |
| Zahlung ohne Rechnungsnummer | Suchen Sie nach Kunde und Betrag und ordnen Sie die Rechnung selbst zu. |
| Dieselbe Zahlung in zwei Dateien | Markieren Sie die doppelte Zeile und ordnen Sie nur eine zu; zählen Sie nicht doppelt. |
| Umbuchung zwischen eigenen Konten | Ignorieren Sie die Zeile: Sie ist weder Umsatz noch Kostenposten. |
| Wiederkehrende Abbuchung, etwa ein Abo | Machen Sie daraus eine Ausgabe oder legen Sie eine Regel für die kommenden Monate an. |
- Lassen Sie Zeiträume aneinander anschließen, statt sie zu überlappen.
- Importieren Sie jede Datei einmal; ein zweites Mal wird erkannt und abgelehnt.
- Steht dieselbe Zahlung in einer CSV und in einer MT940, wird sie als mögliches Duplikat markiert.
Wie passt SmartWerk dazu?
In SmartWerk ziehen Sie den Auszug auf Bank, sehen die erkannte Bank und die Zusammenfassung und importieren. Danach sehen Sie, was noch zugeordnet werden muss, mit Vorschlägen nach Rechnungsnummer, Betrag und Kunde. Sie können eine Zahlung auf bis zu zehn Rechnungen verteilen, eine Zuordnung rückgängig machen, Regeln für wiederkehrende Abbuchungen festlegen und Ihrer Buchhaltung die Bankzeilen samt Zuordnungen im Buchhalterpaket mitgeben. Eine automatische Bankanbindung über PSD2 ist in Entwicklung und kommt bald; bis dahin importieren Sie eine Datei selbst.
Ihre feste Abgleich-Routine
Importieren Sie zu einem festen Zeitpunkt
Wählen Sie einen Rhythmus, etwa den ersten Werktag des Monats oder nach jedem Quartal.
Zuerst die eindeutigen Zahlungen
Lassen Sie die klaren Fälle auf einmal zuordnen und gehen Sie den Rest von Hand durch.
Offene Rechnungen neben die Bank legen
Steht eine Rechnung noch offen, obwohl der Kunde gezahlt hat, fehlt eine Zuordnung.
Ausgaben und eigene Umbuchungen einbeziehen
Ordnen Sie Kosten zu, ignorieren Sie Privates und Umbuchungen zwischen eigenen Konten.
Zum Jahresende weitergeben
Geben Sie Ihrer Buchhaltung die Bankzeilen mit Zuordnungen statt loser Screenshots.
- SmartWerk ist keine Buchhaltungssoftware: Bankzeilen werden nicht auf Sachkonten gebucht, und aus der Bank wird keine Umsatzsteuererklärung abgegeben.
- PDF-Auszüge werden nicht gelesen; nutzen Sie die CSV-, MT940- oder CAMT.053-Datei Ihrer Bank.
- Eine automatische Bankanbindung über PSD2 ist in Entwicklung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen CSV, MT940 und CAMT.053?
CSV ist eine einfache Tabelle, die jede Bank liefert. MT940 und CAMT.053 sind Standards für Kontoauszüge: Sie liefern Kontonummer des Zahlungspartners und Zahlungsreferenz strukturiert mit, sodass Software Zahlungen zuverlässiger Rechnungen zuordnet. Haben Sie die Wahl, nehmen Sie CAMT.053 oder MT940.
Wie oft sollte ich meinen Kontoauszug importieren?
Ein fester Rhythmus funktioniert am besten: monatlich oder quartalsweise. Je öfter Sie importieren, desto früher sehen Sie, welche Rechnungen offen sind, und desto weniger müssen Sie auf einmal abgleichen.
Was tue ich, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen auf einmal bezahlt?
Verteilen Sie die Zahlung auf die Rechnungen. Stimmt die Summe nicht mit den Rechnungen überein, ordnen Sie den sicheren Teil zu und lassen Sie den Rest als nicht zugeordneten Betrag stehen, bis Sie wissen, wohin er gehört.
Kann ich denselben Auszug versehentlich zweimal importieren?
In SmartWerk nicht: Dieselbe Datei wird nie zweimal eingelesen. Steht dieselbe Zahlung in einer anderen Datei oder einem anderen Format, wird sie als mögliches Duplikat markiert, damit Sie sie nicht doppelt zählen.
Ist Abgleichen dasselbe wie Buchführung?
Nein. Beim Abgleichen prüfen Sie, welche Zahlungen zu welchen Rechnungen und Kosten gehören. Die Buchführung, etwa das Buchen auf Sachkonten und die Umsatzsteuererklärung, geht einen Schritt weiter. Ein Buchhalter baut aber auf sauber abgeglichenen Unterlagen auf.
Gibt es eine automatische Anbindung an meine Bank?
Noch nicht. Sie laden den Auszug selbst herunter und hoch. Eine automatische Bankanbindung über PSD2 ist in Entwicklung und kommt bald.
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