Holandia stosuje rozporządzenie UE eIDAS. Podpisy elektroniczne są uznawane prawnie, o ile wybierzesz właściwy typ dla danego dokumentu.
Krótka odpowiedź
Podpisy elektroniczne są uznawane w UE na mocy eIDAS. Skutek prawny zależy od rodzaju. Prosty podpis elektroniczny nie jest automatycznie tym samym co podpis odręczny ani podpis zaawansowany lub kwalifikowany.
Kiedy to wystarczy?
Przy wielu umowach ZZP, ofertach i NDA może wystarczyć prosty podpis elektroniczny. SmartWerk zapisuje rysunek podpisu, znacznik czasu serwera oraz dane techniczne, takie jak adres IP i przeglądarka. To nie jest weryfikacja tożsamości, DigiD ani podpis kwalifikowany.
Kiedy trzeba uważać?
Nieruchomości, akty notarialne i niektóre formularze urzędowe często wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym uznanego dostawcy. DigiD nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Dobre praktyki
Zachowaj podpisany PDF ze znacznikiem czasu i danymi, które zapisuje platforma. SmartWerk nie sprawdza, kim podpisujący jest w rzeczywistości.
Trzy rodzaje podpisu elektronicznego
eIDAS rozróżnia podpis elektroniczny prosty, zaawansowany i kwalifikowany. Im wyższy poziom, tym silniejsze powiązanie z podpisującym i mocniejszy dowód. To, czego potrzebujesz, zależy od dokumentu i ryzyka.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania
Sprawdź, czy narzędzie przechowuje znaczniki czasu, czytelny dziennik zdarzeń i niezmienny PDF. Zadaj sobie pytanie, czy później da się ustalić podpisującego i czy strona rozumie charakter dokumentu przed podpisaniem.
Czytelny sposób pracy dla freelancera
Wyślij umowę z wyprzedzeniem, pozwól klientowi spokojnie ją przeczytać, a potem podpisz cyfrowo. Przechowuj podpisany PDF razem z powiązanymi danymi i zapisz w warunkach, że podpis cyfrowy jest dopuszczalny.
Najczęstsze pytania
Czy zeskanowany podpis jest ważny?
Zeskanowany podpis wklejony do dokumentu to słaby dowód. Wybierz rozwiązanie, które rejestruje czas, dane i dziennik.
Czy zgoda mailowa też się liczy?
E-mail ze zgodą może być dowodem, ale jest słabszy niż zarejestrowany podpis. Przy ważnych ustaleniach wybierz wyraźny podpis cyfrowy.
Czy potrzebuję DigiD do podpisania?
Nie. DigiD to metoda logowania, a nie kwalifikowany podpis elektroniczny. Przy większości umów freelancerskich nie jest potrzebny.
Jak długo przechowywać podpisaną umowę?
Zasadniczo co najmniej siedem lat, dłużej, jeśli wymaga tego zlecenie lub prawo.