Счёт, который всё ещё числится открытым, хотя клиент давно заплатил, стоит вам лишнего напоминания и неловкого разговора. И наоборот, счёт, отмеченный оплаченным, когда денег нет, — это дыра в вашем учёте. Сверка, то есть привязка каждого платежа из выписки к счёту или расходу, к которому он относится, решает обе проблемы. В этой статье вы узнаете, какой файл взять в банке, как загрузить его по шагам и как справляться со сложными случаями.
Что такое сверка?
Сверка означает, что каждую строку выписки вы привязываете к документу, к которому она относится. Входящий платёж относится к счёту клиенту, списание — к счёту поставщика или расходу, а перевод между вашими собственными счетами ни к чему не относится и остаётся в стороне. Результат: ваш список счетов показывает, что действительно оплачено, что ещё открыто и какие расходы уже ушли со счёта. Сверка — не то же самое, что бухгалтерия или декларация по НДС; это проверка того, что ваш учёт и банк рассказывают одну и ту же историю.
Какой файл взять в банке?
Большинство банков предлагает несколько форматов. CSV работает везде и достаточен для большинства фрилансеров. MT940 и CAMT.053 — банковские стандарты, которые дополнительно передают номер счёта контрагента и назначение платежа в структурированном виде, что делает привязку надёжнее. Какие форматы вы увидите, зависит от банка и типа счёта, поэтому загляните в меню загрузки вашего банка. PDF-выписка предназначена для чтения, а не для загрузки в программу. Возьмите чётко ограниченный период, например месяц или квартал, и стыкуйте периоды точно, чтобы не пропал ни один день.
Импорт выписки за 6 шагов
Шаг 1: Скачайте выписку
В интернет-банке выберите период и формат: лучше CAMT.053 или MT940, иначе CSV.
Шаг 2: Загрузите файл
Перетащите файл в вашу программу для счетов. SmartWerk сам распознаёт ING, Rabobank, ABN AMRO, bunq, Knab, ASN Bank, SNS, RegioBank, Triodos, Revolut и Wise.
Шаг 3: Проверьте сводку
Убедитесь, что период, число строк и суммы поступлений и списаний совпадают с банковским приложением и что IBAN относится к нужному счёту.
Шаг 4: Импортируйте
Один и тот же файл никогда не читается дважды. Если тот же платёж есть в другом файле, вы получите уведомление о возможном дубликате.
Шаг 5: Привяжите однозначные платежи
Платежи, у которых номер счёта указан в назначении, а сумма точная, привязываются за один раз. Просмотрите список, прежде чем подтверждать.
Шаг 6: Остальное — вручную
Для каждой оставшейся строки найдите счёт, разнесите или игнорируйте строку, а затем сравните список открытых счетов с банком.
Когда автоматическая привязка безопасна?
Только когда совпадают два условия: номер счёта указан в назначении, а сумма в точности равна остатку к оплате. Если подходит только один счёт, вероятность ошибки мала. Как только платёж может относиться к нескольким счетам или сумма отличается, выбирать должен человек. Так платёж не окажется молча не на том счёте.
Как обращаться со сложными платежами?
Клиенты не всегда платят так, как ожидает ваш счёт. Они оплачивают два счёта одним переводом, удерживают банковские комиссии или скидку, опускают номер счёта или платят с другого счёта, чем указан в документе. Таблица ниже даёт порядок действий для каждой ситуации. Общая нить: никогда не привязывайте на глаз, только по сумме, клиенту и назначению, а частичную оплату оставляйте видимой как частичную.
Не забудьте про расходы
Списания тоже относятся к сверке. Оплаченного поставщика вы привязываете к счёту поставщика или расходу, чтобы он больше не считался открытым. Повторяющиеся расходы, такие как подписка, аренда или страховка, вы фиксируете постоянным правилом, чтобы следующие выписки обрабатывались сами. Личные траты и переводы между своими счетами вы игнорируете; это не расходы бизнеса.
Сложные ситуации и что делать
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Один платёж за два счёта и больше | Разнесите сумму по счетам; остаток остаётся как ещё не привязанная сумма. |
| Клиент заплатил меньше | Привяжите сумму как частичную оплату; счёт остаётся открытым на остаток. |
| Платёж без номера счёта | Ищите по клиенту и сумме и привяжите счёт сами. |
| Один платёж в двух файлах | Пометьте дубликат и привяжите только одну строку; не считайте дважды. |
| Перевод между своими счетами | Игнорируйте строку: это не выручка и не расход. |
| Повторяющееся списание, например подписка | Превратите его в расход или задайте правило на следующие месяцы. |
- Стыкуйте периоды вместо того, чтобы накладывать их друг на друга.
- Импортируйте каждый файл один раз; повторная загрузка будет распознана и отклонена.
- Если тот же платёж есть в CSV и в MT940, он помечается как возможный дубликат.
Как в это вписывается SmartWerk?
В SmartWerk вы перетаскиваете выписку в раздел Bank, видите распознанный банк и сводку, а затем импортируете. После этого видно, что ещё нужно привязать, с подсказками по номеру счёта, сумме и клиенту. Вы можете разнести платёж максимум на десять счетов, отменить привязку, задать правила для повторяющихся списаний и передать бухгалтеру банковские строки с привязками в пакете для бухгалтера. Автоматическое подключение к банку через PSD2 находится в разработке и скоро появится; до тех пор вы сами импортируете файл.
Ваша постоянная рутина сверки
Импортируйте в фиксированный момент
Выберите ритм, например первый рабочий день месяца или после каждого квартала.
Сначала однозначные платежи
Позвольте привязать очевидные случаи за один раз, а остальное просмотрите вручную.
Сравните открытые счета с банком
Если счёт открыт, хотя клиент заплатил, не хватает привязки.
Учтите расходы и собственные переводы
Привяжите расходы, игнорируйте личное и переводы между своими счетами.
Передайте в конце года
Дайте бухгалтеру банковские строки с привязками вместо разрозненных скриншотов.
- SmartWerk не бухгалтерская программа: банковские строки не проводятся по счетам учёта, а декларация по НДС из банка не подаётся.
- PDF-выписки не читаются; используйте файл CSV, MT940 или CAMT.053 вашего банка.
- Автоматическое подключение к банку через PSD2 находится в разработке.
Частые вопросы
В чём разница между CSV, MT940 и CAMT.053?
CSV — простая таблица, которую даёт любой банк. MT940 и CAMT.053 — стандарты банковских выписок: они передают номер счёта контрагента и назначение платежа в структурированном виде, поэтому программа надёжнее привязывает платежи к счетам. Если есть выбор, берите CAMT.053 или MT940.
Как часто импортировать банковскую выписку?
Лучше всего работает постоянный ритм: раз в месяц или в квартал. Чем чаще вы импортируете, тем быстрее видите, какие счета открыты, и тем меньше нужно сверять за раз.
Что делать, если клиент оплатил несколько счетов сразу?
Разнесите платёж по счетам. Если сумма не сходится со счетами, привяжите ту часть, в которой уверены, а остаток оставьте как непривязанную сумму, пока не выясните, к чему он относится.
Можно ли случайно импортировать одну выписку дважды?
В SmartWerk нет: один и тот же файл никогда не читается дважды. Если тот же платёж есть в другом файле или формате, он помечается как возможный дубликат, чтобы вы не посчитали его дважды.
Сверка — это то же самое, что бухгалтерия?
Нет. Сверка проверяет, какие платежи относятся к каким счетам и расходам. Бухгалтерия, то есть проводки по счетам учёта и декларация по НДС, идёт на шаг дальше. Бухгалтер, однако, опирается на хорошо сверенный учёт.
Есть ли автоматическое подключение к моему банку?
Пока нет. Выписку вы скачиваете и загружаете сами. Автоматическое подключение к банку через PSD2 находится в разработке и скоро появится.
Попробуйте банковский импорт в SmartWerk
Импортируйте выписку и сверьте свои счета.
Начать бесплатно →