Une facture encore ouverte alors que le client a payé depuis longtemps vous coûte une relance inutile et une conversation gênante. À l’inverse, une facture marquée payée sans que l’argent soit arrivé est un trou dans votre comptabilité. Le rapprochement, qui consiste à lier chaque paiement de votre relevé à la facture ou au frais concerné, règle les deux problèmes. Dans cet article, vous voyez quel fichier demander à votre banque, comment l’importer pas à pas et comment traiter les cas délicats.
Qu’est-ce que le rapprochement exactement ?
Rapprocher signifie lier chaque ligne de votre relevé au document auquel elle correspond. Un paiement reçu correspond à une facture de vente, un débit à une facture d’achat ou à une dépense, et un virement entre vos propres comptes ne correspond à rien et reste de côté. Résultat : votre liste de factures montre ce qui est vraiment payé, ce qui reste ouvert et quels frais ont déjà quitté votre compte. Rapprocher n’est pas la même chose que tenir une comptabilité ou déposer une déclaration de TVA ; c’est le contrôle que vos documents et votre banque racontent la même histoire.
Quel fichier demander à votre banque ?
La plupart des banques proposent plusieurs formats. Le CSV fonctionne partout et suffit à la plupart des indépendants. MT940 et CAMT.053 sont des normes bancaires qui transmettent aussi le compte de la contrepartie et la référence de paiement de façon structurée, ce qui rend le rapprochement plus fiable. Les formats disponibles varient selon la banque et le type de compte ; regardez donc dans le menu de téléchargement de votre banque. Un relevé PDF est fait pour être lu, pas pour être importé. Prenez une période bien définie, par exemple un mois ou un trimestre, et faites se suivre les périodes exactement pour qu’aucun jour ne manque.
Importer un relevé bancaire en 6 étapes
Étape 1 : Téléchargez le relevé
Dans votre espace bancaire, choisissez une période et un format : de préférence CAMT.053 ou MT940, sinon CSV.
Étape 2 : Téléversez le fichier
Glissez le fichier dans votre outil de facturation. SmartWerk reconnaît seul ING, Rabobank, ABN AMRO, bunq, Knab, ASN Bank, SNS, RegioBank, Triodos, Revolut et Wise.
Étape 3 : Vérifiez le résumé
Vérifiez que la période, le nombre de lignes et les totaux entrants et sortants correspondent à votre appli bancaire, et que l’IBAN appartient au bon compte.
Étape 4 : Importez
Un même fichier n’est jamais lu deux fois. Si le même paiement figure dans un autre fichier, vous recevez un avis de doublon possible.
Étape 5 : Rapprochez les paiements évidents
Les paiements dont le numéro de facture figure dans le libellé et dont le montant est exact se rapprochent d’un coup. Regardez la liste avant de confirmer.
Étape 6 : Terminez le reste à la main
Pour chaque ligne restante, cherchez la facture, répartissez ou ignorez la ligne, puis comparez votre liste de factures ouvertes à votre banque.
Quand le rapprochement automatique est-il sûr ?
Seulement quand deux éléments concordent : le numéro de facture figure dans le libellé et le montant correspond exactement au solde ouvert. Si une seule facture convient, le risque d’erreur est très faible. Dès qu’un paiement peut concerner plusieurs factures, ou que le montant diffère, c’est à une personne de choisir. Cela évite qu’un paiement atterrisse en silence sur la mauvaise facture.
Comment traiter les paiements délicats ?
Les clients ne paient pas toujours comme votre facture l’attend. Ils paient deux factures en un seul virement, retiennent des frais bancaires ou une remise, omettent le numéro de facture ou paient depuis un autre compte que celui de la facture. Le tableau ci-dessous donne la marche à suivre par situation. Le fil conducteur : ne jamais rapprocher au feeling mais sur le montant, le client et la référence, et laisser un paiement partiel visible comme tel.
N’oubliez pas les dépenses
Les débits font aussi partie du rapprochement. Un fournisseur payé, vous le liez à la facture d’achat ou à la dépense, pour qu’il ne compte plus comme ouvert. Les frais récurrents comme un abonnement, un loyer ou une assurance, vous les fixez avec une règle, afin que les prochains relevés s’en chargent seuls. Les dépenses privées et les virements entre vos propres comptes, vous les ignorez ; ce ne sont pas des frais professionnels.
Situations délicates et marche à suivre
| Situation | Marche à suivre |
|---|---|
| Un paiement pour deux factures ou plus | Répartissez le montant sur les factures ; le reste demeure un montant non encore rapproché. |
| Le client paie trop peu | Rapprochez le montant comme paiement partiel ; la facture reste ouverte pour le solde. |
| Paiement sans numéro de facture | Cherchez par client et montant et liez la facture vous-même. |
| Même paiement dans deux fichiers | Marquez la ligne en double et n’en rapprochez qu’une ; ne comptez pas deux fois. |
| Virement entre vos propres comptes | Ignorez la ligne : ce n’est ni un chiffre d’affaires ni un frais. |
| Débit récurrent, comme un abonnement | Faites-en une dépense ou créez une règle pour les mois suivants. |
- Faites se suivre les périodes au lieu de les chevaucher.
- Importez chaque fichier une fois ; une deuxième fois est reconnue et refusée.
- Si le même paiement figure dans un CSV et un MT940, il est signalé comme doublon possible.
Où SmartWerk s’intègre-t-il ?
Dans SmartWerk, vous glissez le relevé vers Bank, voyez la banque reconnue et le résumé, puis importez. Ensuite vous voyez ce qui reste à rapprocher, avec des propositions d’après le numéro de facture, le montant et le client. Vous pouvez répartir un paiement sur dix factures au plus, annuler un rapprochement, créer des règles pour les débits récurrents et transmettre à votre comptable les lignes bancaires avec leurs rapprochements dans le dossier comptable. Une connexion bancaire automatique via PSD2 est en cours de développement et arrive bientôt ; d’ici là, vous importez un fichier vous-même.
Votre routine de rapprochement
Importez à un moment fixe
Choisissez un rythme, par exemple le premier jour ouvré du mois ou après chaque trimestre.
D’abord les paiements évidents
Laissez rapprocher les cas clairs d’un coup et passez le reste en revue à la main.
Comparez les factures ouvertes à la banque
Si une facture reste ouverte alors que le client a payé, il manque un rapprochement.
Incluez dépenses et virements internes
Rapprochez les frais, ignorez le privé et les virements entre vos propres comptes.
Transmettez en fin d’année
Donnez à votre comptable les lignes bancaires avec leurs rapprochements plutôt que des captures d’écran.
- SmartWerk n’est pas un logiciel de comptabilité : les lignes bancaires ne sont pas comptabilisées sur des comptes généraux et aucune déclaration de TVA n’est faite depuis la banque.
- Les relevés PDF ne sont pas lus ; utilisez le fichier CSV, MT940 ou CAMT.053 de votre banque.
- Une connexion bancaire automatique via PSD2 est en cours de développement.
Questions fréquentes
Quelle différence entre CSV, MT940 et CAMT.053 ?
Le CSV est un tableau simple que fournit toute banque. MT940 et CAMT.053 sont des normes de relevé bancaire : elles transmettent le compte de la contrepartie et la référence de paiement de façon structurée, si bien que le logiciel rapproche les paiements des factures plus sûrement. Si vous avez le choix, prenez CAMT.053 ou MT940.
À quelle fréquence importer mon relevé bancaire ?
Un rythme fixe fonctionne le mieux : chaque mois ou chaque trimestre. Plus vous importez souvent, plus vite vous voyez quelles factures sont ouvertes et moins vous avez à rapprocher d’un coup.
Que faire si un client paie plusieurs factures à la fois ?
Répartissez le paiement sur les factures. Si le total ne correspond pas aux factures, rapprochez la part dont vous êtes sûr et laissez le reste comme montant non rapproché jusqu’à savoir à quoi il se rapporte.
Puis-je importer deux fois le même relevé par erreur ?
Pas dans SmartWerk : un même fichier n’est jamais lu deux fois. Si le même paiement figure dans un autre fichier ou format, il est signalé comme doublon possible pour que vous ne le comptiez pas deux fois.
Rapprocher, est-ce la même chose que tenir la comptabilité ?
Non. Le rapprochement vérifie quels paiements correspondent à quelles factures et quels frais. La comptabilité, avec l’écriture sur des comptes généraux et la déclaration de TVA, va plus loin. Un comptable s’appuie toutefois sur des documents bien rapprochés.
Existe-t-il une connexion automatique à ma banque ?
Pas encore. Vous téléchargez le relevé vous-même et le téléversez. Une connexion bancaire automatique via PSD2 est en cours de développement et arrive bientôt.
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