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SmartWerk

Guide pratique pour freelances aux Pays-Bas

Votre première facture ZZP aux Pays-Bas en 5 minutes (pas à pas)

Vous n’avez pas à apprendre un outil exclusivement néerlandais de zéro. Remplissez votre profil, ajoutez un client et envoyez la facture, dans une interface claire et avec un document conforme aux règles néerlandaises. Environ cinq minutes.

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Ce qu’il faut préparer avant de commencer (2 min)

Rassemblez les bases une seule fois. SmartWerk les réutilise sur chaque facture suivante.

Ce guide n’est pas un conseil fiscal : pour la KOR, l’autoliquidation ou des cas UE inhabituels, confirmez avec votre comptable.

  • Numéro KvK et adresse professionnelle tels qu’enregistrés.
  • Numéro de TVA si vous facturez la TVA (la KOR peut différer).
  • IBAN pour un virement SEPA.
  • Nom, adresse et e-mail du client.
  • Description du service, montant et taux de TVA.

Étape 1 : profil de l’entreprise

Saisissez votre nom, adresse, KvK, numéro de TVA et IBAN. Ces champs apparaissent automatiquement sur le PDF.

Étape 2 : ajouter le client

Enregistrez le client une seule fois. Réutilisez-le sur le devis ou la facture suivants au lieu de tout ressaisir.

Étape 3 : créer la facture

Ajoutez des lignes avec quantité ou heures, prix et TVA. Définissez un numéro unique et une échéance. Vérifiez net, TVA et total avant l’envoi.

  • Une description que le client comprend.
  • Le bon taux de TVA ou, le cas échéant, la mention d’autoliquidation.
  • Une échéance précise.

Étape 4 : envoyer ou télécharger le PDF

La langue de votre interface peut rester confortable pour vous pendant que le document client est en néerlandais ou dans une autre langue. Envoyez-le par e-mail ou téléchargez le PDF pour votre comptable.

Étape 5 : lien client (coordonnées de paiement)

Le client peut ouvrir un lien sécurisé avec le montant, l’IBAN, le numéro de facture comme référence de paiement et le téléchargement du PDF, sans se connecter à votre compte.

Cela prend en charge le paiement par virement bancaire.

Erreurs courantes d’une première facture

N’oubliez pas le KvK, n’envoyez pas un PDF sans IBAN et ne laissez pas la référence de paiement vide : le rapprochement du virement devient plus difficile.

  • KvK (et numéro de TVA le cas échéant) sur le document.
  • IBAN et numéro de facture dans les instructions de paiement.
  • Langue du document adaptée au client.
  • Numérotation continue des factures.

Questions fréquentes

La première facture doit-elle être en néerlandais ?

Non. Utilisez une langue que le client comprend, à condition que les mentions néerlandaises exigées y figurent.

Quelle référence de paiement choisir ?

Le numéro de facture (par exemple INV-2026-001) pour pouvoir rapprocher le virement.

Faut-il une carte bancaire pour commencer ?

Non. Le démarrage est gratuit et ne demande pas de carte.

Et si je n’ai pas encore de numéro de TVA (KOR) ?

La KOR peut modifier l’affichage de la TVA sur les factures. Lisez le guide TVA et KOR, complétez votre profil selon votre situation et demandez à votre comptable en cas de doute.

Comment le client ouvre-t-il la facture sans se connecter ?

Par un lien public sécurisé reçu par e-mail : montant, IBAN, numéro de facture et téléchargement du PDF.

Après la première facture : contrat ou CV ?

Pour une mission plus importante, ajoutez un contrat ZZP. Pour répondre à des projets, utilisez un CV de freelance. Les deux vivent dans le même produit que vos factures.

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