Faktura, która nadal figuruje jako otwarta, choć klient zapłacił dawno temu, kosztuje Cię zbędne przypomnienie i niezręczną rozmowę. W drugą stronę faktura oznaczona jako opłacona, bez pieniędzy na koncie, to dziura w Twoich dokumentach. Dopasowanie, czyli przypisanie każdej płatności z wyciągu do faktury lub kosztu, którego dotyczy, rozwiązuje oba problemy. W tym artykule przeczytasz, jaki plik pobrać z banku, jak wczytać go krok po kroku i jak radzić sobie z trudnymi przypadkami.
Czym dokładnie jest dopasowanie?
Dopasowanie oznacza, że każdą linię wyciągu bankowego przypisujesz do dokumentu, którego dotyczy. Wpłata należy do faktury sprzedażowej, obciążenie do faktury zakupu lub wydatku, a przelew między Twoimi własnymi rachunkami do niczego nie należy i zostaje pominięty. Efekt: lista faktur pokazuje, co jest naprawdę opłacone, co jeszcze otwarte i jakie koszty już zeszły z konta. Dopasowanie to nie to samo co księgowość czy deklaracja VAT; to kontrola, że Twoje dokumenty i bank opowiadają tę samą historię.
Jaki plik pobrać z banku?
Większość banków oferuje kilka formatów. CSV działa wszędzie i wystarcza większości freelancerów. MT940 i CAMT.053 to standardy bankowe, które dodatkowo przekazują w uporządkowany sposób numer rachunku kontrahenta i tytuł płatności, co czyni dopasowanie pewniejszym. To, jakie formaty zobaczysz, zależy od banku i typu rachunku, więc zajrzyj do menu pobierania w swoim banku. Wyciąg PDF jest do czytania, nie do wczytywania. Weź wyraźnie określony okres, na przykład miesiąc lub kwartał, i połącz okresy dokładnie, żeby nie brakowało żadnego dnia.
Import wyciągu bankowego w 6 krokach
Krok 1: Pobierz wyciąg
W bankowości internetowej wybierz okres i format: najlepiej CAMT.053 lub MT940, w przeciwnym razie CSV.
Krok 2: Wgraj plik
Przeciągnij plik do swojego programu do faktur. SmartWerk sam rozpoznaje ING, Rabobank, ABN AMRO, bunq, Knab, ASN Bank, SNS, RegioBank, Triodos, Revolut i Wise.
Krok 3: Sprawdź podsumowanie
Sprawdź, czy okres, liczba wierszy oraz sumy wpływów i wydatków zgadzają się z aplikacją bankową i czy IBAN należy do właściwego rachunku.
Krok 4: Zaimportuj
Ten sam plik nigdy nie jest wczytywany dwa razy. Jeśli ta sama płatność jest w innym pliku, dostaniesz informację o możliwym duplikacie.
Krok 5: Dopasuj jednoznaczne płatności
Płatności z numerem faktury w tytule i dokładną kwotą dopasowujesz za jednym razem. Przejrzyj listę, zanim zatwierdzisz.
Krok 6: Resztę dokończ ręcznie
Przy każdym pozostałym wierszu znajdź fakturę, rozdziel lub pomiń wiersz, a potem porównaj listę otwartych faktur z bankiem.
Kiedy automatyczne dopasowanie jest bezpieczne?
Tylko gdy zgadzają się dwie rzeczy: numer faktury jest w tytule, a kwota to dokładnie kwota do zapłaty. Jeśli pasuje tylko jedna faktura, ryzyko błędu jest niewielkie. Gdy tylko płatność może dotyczyć kilku faktur albo kwota się różni, wybór powinien należeć do człowieka. Dzięki temu płatność nie trafi po cichu na złą fakturę.
Jak postępować z trudnymi płatnościami?
Klienci nie zawsze płacą tak, jak zakłada faktura. Płacą dwie faktury jednym przelewem, potrącają koszty bankowe lub rabat, pomijają numer faktury albo płacą z innego rachunku niż ten na fakturze. Tabela poniżej podaje sposób postępowania dla każdej sytuacji. Wspólny mianownik: nigdy nie dopasowuj na wyczucie, tylko według kwoty, klienta i tytułu, a płatność częściową zostaw widoczną jako częściową.
Nie zapomnij o kosztach
Obciążenia też należą do dopasowania. Opłaconego dostawcę łączysz z fakturą zakupu lub wydatkiem, żeby nie liczył się już jako otwarty. Koszty cykliczne, jak subskrypcja, czynsz czy ubezpieczenie, zapisujesz stałą regułą, żeby kolejne wyciągi załatwiały to same. Wydatki prywatne i przelewy między własnymi rachunkami pomijasz; to nie są koszty firmy.
Trudne sytuacje i co robić
| Sytuacja | Postępowanie |
|---|---|
| Jedna płatność za dwie lub więcej faktur | Rozdziel kwotę na faktury; reszta zostaje jako kwota jeszcze niedopasowana. |
| Klient płaci za mało | Dopasuj kwotę jako płatność częściową; faktura pozostaje otwarta na resztę. |
| Płatność bez numeru faktury | Szukaj po kliencie i kwocie i połącz fakturę samodzielnie. |
| Ta sama płatność w dwóch plikach | Oznacz zduplikowany wiersz i dopasuj tylko jeden; nie licz podwójnie. |
| Przelew między własnymi rachunkami | Pomiń wiersz: to ani przychód, ani koszt. |
| Cykliczne obciążenie, np. subskrypcja | Zamień je na wydatek lub ustaw regułę na kolejne miesiące. |
- Łącz okresy zamiast je nakładać.
- Importuj każdy plik jeden raz; drugi raz zostanie rozpoznany i odrzucony.
- Jeśli ta sama płatność jest w CSV i w MT940, zostanie oznaczona jako możliwy duplikat.
Jak wpisuje się w to SmartWerk?
W SmartWerk przeciągasz wyciąg do zakładki Bank, widzisz rozpoznany bank i podsumowanie, a potem importujesz. Następnie widzisz, co jeszcze trzeba dopasować, z propozycjami według numeru faktury, kwoty i klienta. Możesz rozdzielić płatność na maksymalnie dziesięć faktur, cofnąć dopasowanie, ustawić reguły dla cyklicznych obciążeń i przekazać księgowemu linie bankowe wraz z dopasowaniami w pakiecie dla księgowego. Automatyczne połączenie z bankiem przez PSD2 jest w przygotowaniu i pojawi się wkrótce; do tego czasu sam importujesz plik.
Twoja stała rutyna dopasowania
Importuj w stałym terminie
Wybierz rytm, na przykład pierwszy dzień roboczy miesiąca albo po każdym kwartale.
Najpierw jednoznaczne płatności
Pozwól dopasować oczywiste przypadki za jednym razem, a resztę przejrzyj ręcznie.
Porównaj otwarte faktury z bankiem
Jeśli faktura jest otwarta, choć klient zapłacił, brakuje dopasowania.
Uwzględnij koszty i własne przelewy
Dopasuj koszty, pomiń sprawy prywatne i przelewy między własnymi rachunkami.
Przekaż na koniec roku
Daj księgowemu linie bankowe z dopasowaniami zamiast luźnych zrzutów ekranu.
- SmartWerk nie jest programem księgowym: linie bankowe nie są księgowane na kontach, a deklaracja VAT nie jest składana z poziomu banku.
- Wyciągi PDF nie są odczytywane; użyj pliku CSV, MT940 lub CAMT.053 z banku.
- Automatyczne połączenie z bankiem przez PSD2 jest w przygotowaniu.
Najczęstsze pytania
Czym różnią się CSV, MT940 i CAMT.053?
CSV to prosta tabela, którą daje każdy bank. MT940 i CAMT.053 to standardy wyciągów bankowych: przekazują numer rachunku kontrahenta i tytuł płatności w uporządkowany sposób, dzięki czemu program pewniej łączy płatności z fakturami. Jeśli masz wybór, weź CAMT.053 lub MT940.
Jak często importować wyciąg bankowy?
Najlepiej działa stały rytm: co miesiąc lub co kwartał. Im częściej importujesz, tym szybciej widzisz, które faktury są otwarte, i tym mniej musisz dopasowywać naraz.
Co zrobić, gdy klient płaci kilka faktur naraz?
Rozdziel płatność na faktury. Jeśli suma nie zgadza się z fakturami, dopasuj pewną część, a resztę zostaw jako kwotę niedopasowaną, aż dowiesz się, czego dotyczy.
Czy mogę przypadkiem zaimportować ten sam wyciąg dwa razy?
W SmartWerk nie: ten sam plik nigdy nie jest wczytywany dwa razy. Jeśli ta sama płatność jest w innym pliku lub formacie, zostanie oznaczona jako możliwy duplikat, żebyś nie liczył jej podwójnie.
Czy dopasowanie to to samo co księgowość?
Nie. Dopasowanie sprawdza, które płatności należą do których faktur i kosztów. Księgowość, czyli księgowanie na kontach i deklaracja VAT, idzie krok dalej. Księgowy opiera się jednak na dobrze dopasowanych dokumentach.
Czy jest automatyczne połączenie z moim bankiem?
Jeszcze nie. Wyciąg pobierasz i wgrywasz samodzielnie. Automatyczne połączenie z bankiem przez PSD2 jest w przygotowaniu i pojawi się wkrótce.