Wanneer stuur ik een betalingsherinnering?
Meestal een paar dagen nadat de afgesproken betaaltermijn is verstreken, nadat je de factuur en de klantgegevens hebt gecontroleerd.
Betalingsgids voor freelancers in Nederland
Betalingsherinnering voor een achterstallige factuur: gids voor ZZP’ers
Een achterstallige factuur betekent niet meteen dat je moet incasseren. Begin met de feiten te controleren en stuur een duidelijke, professionele herinnering.
Alle gidsenControleer eerst de factuur en neem contact op
Controleer factuurnummer, bedrag, vervaldatum, klantgegevens en betaalgegevens. Een kort telefoontje of bericht kan laten zien of het gaat om een fout op de factuur, een goedkeuringsproces of een tijdelijke vertraging bij de klant.
- Factuurnummer, bedrag en oorspronkelijke vervaldatum.
- Naam van de klant en de juiste contactpersoon.
- De geleverde dienst of het geleverde product.
- Actueel IBAN en betaalgegevens.
Stuur na de vervaldatum een vriendelijke herinnering
Hou de herinnering zakelijk en professioneel. Noem de factuur, het openstaande bedrag en de vervaldatum en maak de betaalwijze makkelijk te vinden. Vraag de klant te laten weten of de betaling al is ingepland.
Bewaar een kopie van de herinnering en de reactie van de klant. Zo blijft latere opvolging verbonden aan de oorspronkelijke factuur.
- Een duidelijk onderwerp, zoals een herinnering voor de betaling van een factuur.
- Factuurnummer, openstaand bedrag en vervaldatum.
- Een concrete nieuwe datum of de vraag naar de betaalstatus.
- Je IBAN of een andere veilige betaalmethode waar relevant.
Zakelijke klanten en consumenten: verschillende regels
Bij een zakelijke klant volg je het betalings- en incassoproces uit je contract of voorwaarden. Bij een consument is een gratis formele aanmaning met een termijn van 14 dagen nodig voordat je incassokosten in rekening mag brengen.
De regels voor wettelijke rente en incassokosten hangen af van het soort klant, je afspraken en de omstandigheden. Ga niet af op een tarief dat je ergens hebt onthouden: controleer actuele informatie of vraag advies voor een individueel geval.
Als de factuur onbetaald blijft
Stel eerst vast of een korte vertraging realistisch is. Spreek je een betalingsregeling of een nieuwe termijn af, leg die dan schriftelijk vast. Bij een geschil, een groot bedrag of verdere handhaving praat je met een boekhouder of juridisch adviseur.
SmartWerk helpt de factuur, klantgegevens en herinneringen overzichtelijk te houden. Het vervangt geen juridisch advies en geen incassodienst.
Veelgestelde vragen
Mag ik meteen incassokosten rekenen?
Dat hangt af van het soort klant en de juridische basis. Een consument moet eerst een gratis formele aanmaning krijgen met een betaaltermijn van 14 dagen.
Incasseert SmartWerk onbetaalde facturen?
Nee. SmartWerk helpt je herinneringen voor te bereiden en vast te leggen; juridische of incassostappen vragen de juiste adviseur of dienstverlener.
Gerelateerde gidsen
Factuur sturen als ZZP’er in Nederland: KvK, btw-nummer en checklist
Een praktische checklist voor een Nederlandse zzp-factuur: KvK, btw-nummer, factuurnummer, btw, IBAN en klantgegevens.
Btw verlegd voor klanten in de EU: factuurgids voor Nederlandse ZZP’ers
Wanneer gebruikt een Nederlandse zzp’er btw verlegd? Een praktische gids voor zakelijke EU-facturen, btw-nummers en de vereiste tekst.
Contract voor ZZP’ers in Nederland: checklist overeenkomst van opdracht
Een praktische checklist voor een zzp-contract: opdracht, prijs, betaling, handtekening, Wet DBA en hoe je de overeenkomst koppelt aan offertes, facturen en een freelance-cv.
Freelance-cv voor opdrachtgevers in Nederland
Zo maak je een gericht freelance-cv voor Nederlandse opdrachtgevers: projecten, tarief, talen, een deelbare link en hoe je het cv koppelt aan offertes, contracten en facturen.
Je eerste zzp-factuur in Nederland in 5 minuten (stap voor stap)
Zo maak je je eerste Nederlandse zzp-factuur: profiel met KvK, btw-nummer en IBAN, klant, regels, pdf en een betaallink voor je klant.
Btw en KOR voor ZZP’ers in Nederland: wanneer reken je btw
Nederlandse btw, btw-nummer en de KOR (Kleine Ondernemersregeling) voor freelancers: de omzetgrens van 20.000 euro, facturen zonder btw, voor- en nadelen en wat je instelt in SmartWerk.
Offerte → factuur → herinnering: de zzp-werkstroom in Nederland
Doorloop de hele Nederlandse zzp-keten: offerte, omzetten naar factuur, factuurlink en betalingsherinnering, zonder spreadsheets of verdwenen e-mailketens.
Stuur herinneringen zonder de factuurgeschiedenis kwijt te raken
Houd klantgegevens, de factuur en elke opvolgende herinnering in één overzichtelijke werkstroom.
Gratis starten. Geen creditcard nodig.